Revizije kvalitete važan su dio pomaganja malim poduzećima u rastu i prosperitetu jer pružaju način procjene učinkovitosti poslovanja i strategija upravljanja troškovima. Bilo da se revizija usredotočuje na proizvode ili procese, rezultati pomažu upraviteljima da odrede koliko dobro funkcioniraju strategije, identificiraju uzroke problema i, ako je potrebno, poduzmu korektivne mjere. Znati kako provesti internu reviziju kvalitete važan je korak u osiguravanju uspjeha vašeg poslovanja.
Preliminarni pregled
Koraci koje poduzmete prije provedbe pregleda kvalitete na licu mjesta mogu odrediti učinkovitost revizije. Proces započinje formuliranjem detaljnog plana revizije koji funkcionira kao mapa puta za provođenje pregleda na licu mjesta. Navedite vremenski okvir, opseg mjesta revizije i revizije. Prikupiti i pregledati pisanu dokumentaciju, uključujući politiku upravljanja kvalitetom za proizvod ili proces, standardne operativne postupke i priručnike. Odlučite i izradite preliminarni popis osobnih intervjua koji će se provesti tijekom pregleda na licu mjesta. Imajte na umu da se preliminarni popis, koji obično uključuje upravitelja odjela ili nadzornika i ključne zaposlenike, može proširiti tijekom aktivne faze revizije.
Sastavite revizijske dokumente
Svaki član revizijskog tima trebao bi imati kontrolni popis kao i obrasce ili magnetofon za snimanje informacija tijekom osobnih intervjua. Svaki član također treba imati referentne dokumente kao što su kopije standardnih operativnih postupaka. Kontrolni popis ključan je za bilježenje informacija i zapažanja, kao i za osiguravanje da ne zaboravite ništa. Iako će pojedine stavke kontrolnog popisa varirati ovisno o odjelu, proizvodu ili procesu koji se revidira, kontrolna lista se obično sastoji od dijelova, stavki evaluacije unutar svakog odjeljka, sustava ocjenjivanja i prostora za komentare. Zajednički odjeljci uključuju organizaciju odjela, fizičko radno okruženje, komponente sustava kvalitete kao što su SOP-ovi i testiranje izvedbe.
Provođenje revizije na licu mjesta
Pregled na licu mjesta usredotočen je na prikupljanje informacija koje su vam potrebne da biste utvrdili pridržava li se dotični odjel standardima kontrole kvalitete i slijedom utvrđenih postupaka kontrole kvalitete. Ova faza se sastoji od koraka akcije, uključujući promatranje, testiranje i vođenje osobnih intervjua. Najčešće, revizorski tim završava određene zadatke, kao što su testiranje izvedbe ili kvalitete i osobni intervjui, iza kulisa. To pomaže timu da izbjegne što više prekidanje svakodnevnih operacija. Važno je shvatiti da kao i kod osobnih intervjua, plan revizije i kontrolni popis mogu se proširiti u opsegu i dubini evaluacije, ovisno o tome što otkrijete tijekom aktivne faze revizije.
Završite i pratite aktivnosti
“Pravi” posao počinje kada se završi aktivna faza revizije. Završna faza revizije kvalitete započinje sastankom na kojem se razmatraju, rješavaju i određuju koraci potrebni za ispravljanje pitanja kvalitete i problematičnih područja. Napravite izvješće o upravljanju s pojedinostima o tim informacijama. Nakon što vlasnik i menadžeri završe s pregledom nalaza revizije, treba održati sastanak o strategiji koji se fokusira na analizu i odlučivanje o tome kako - a ponekad i - uključiti rješenja za poboljšanja kvalitete koje je predstavio revizorski tim.
