Autor i kolumnist Harvey MacKay jednom je rekao: "Ako ne uspijete planirati, planirate propasti." Nigdje to nije istinitije nego u upravljanju projektima. Uspješan voditelj projekta mora biti u stanju žonglirati s mnogim loptama dok se bavi raznolikom ekipom ljudi, a strateško planiranje, procjena i mjerenje je u samom središtu svega. Ako sastavite detaljan plan, jasno priopćite svoj tim i izmjerite napredak na tom putu, put do uspješnog projekta je gotovo siguran.
Odredite svoje ciljeve. Prije nego što možete početi voditi bilo koji projekt, morate blisko surađivati s vašim klijentom kako biste bili sigurni da ste na istoj stranici kada dođe do onoga što se očekuje od konačnog rezultata, te da su očekivanja korisnika razumna. Izradite dokument definicije projekta koji daje gornji pregled, navodi dogovorene ciljeve i uključuje opseg projekta, sve pretpostavke i rizike, kako planirate pristupiti projektu, koji će dijelovi vaše organizacije na kraju raditi na projektu i procijenjene troškove i procjene trajanja. Nemojte započeti projekt bez potpisivanja od strane sponzora ili kupaca i svih ključnih dionika.
Planirajte, planirajte i planirajte još nešto. Jack Gido i James Clements, autori „Uspješnog upravljanja projektima“, kažu da „je potrebno vrijeme za razvoj dobro osmišljenog plana prije početka projekta ključno za uspješno ostvarenje bilo kojeg projekta“. razbijanjem projekta u niz manjih žlica, identificirajući zadatke unutar svakog od njih. Uključite jasne prekretnice u planiranje, koje će vam pomoći procijeniti da li ste na pravom putu ili ne kako napreduje projekt. Uključite troškove koje ćete imati na svakom koraku i procijenite radne sate za svaki zadatak.
Okupite tim koji će raditi na projektu na temelju radnih sati i vještina koje ste utvrdili tijekom procesa planiranja. Jasno priopćite sveukupne ciljeve, ciljeve, opseg i proračun, kao i njihove pojedinačne uloge u projektu. Osigurajte da svaki član tima ima proračun i resurse za obavljanje posla. Koristite RACI ljestvice prema potrebi tako da je jasno tko je odgovoran za svaku prekretnicu, kao i tko su suradnici i tko treba biti informiran o napretku.
Stvorite raspored za redovitu komunikaciju s timom. Za dugoročne projekte, jedan formalni sastanak tima mjesečno može biti dovoljan, premještajući se na jednom tjedno kako projekt napreduje. U posljednjim tjednima projekta možda ćete otkriti da su potrebni svakodnevni sastanci. Biti dostupni u svakom trenutku za svakog člana tima kako bi odgovarao na pitanja.
Često mjerite napredak projekta. Vaš posao je završiti projekt na vrijeme, unutar proračuna i očekivanja dionika. Mnogi projekti, međutim, pate od proračunskog nadmudrivanja i opsega puzanja. Jason Westland, autor i izvršni direktor tvrtke za upravljanje projektima Method123, kaže da bi proračun projekta trebao biti živi dio projekta koji stalno pregledavate s timom i ključnim dionicima tijekom cijelog trajanja projekta. Ako redovito procjenjujete napredak i komunicirate sa svojim timom, trebali biste moći rano identificirati probleme s proračunom i opsegom te izvršiti potrebne ispravke.
