Vođenje sastanka nije uvijek lako. Ljudi su zloglasni zbog toga što ne vole sastanke, preskaču ih i ne obraćaju pozornost kada pohađaju. Ako morate voditi sastanak, provedite nekoliko koraka zdravog razuma koji će osigurati zaključak među svojim sudionicima da je vaš sastanak bio vrijedan i učinkovito vođen.
Otkrijte datum i vrijeme sastanka unaprijed tako da sudionici mogu zadržati svoje rasporede. Također, dan prije pošaljite podsjetnik e-poštom. Naposljetku, korisna je najava na interkomu 15 minuta prije. To smanjuje vjerojatnost da će netko zaboraviti prisustvovati.
Počnite na vrijeme. To pokazuje poštovanje prema točnim ljudima. Potvrdite kasno, ako uopće. Tijekom sastanka ne treba spominjati zakašnjenja.
Organizirajte svoju tehnologiju unaprijed i osigurajte da je sve u ispravnom stanju. Ništa nije gore za polaznike nego gledati kako se borite sa svojim prijenosnim računalom 15 minuta.
Imajte dnevni red, držite ga što je moguće kraćim i držite ga se. Email dnevni red unaprijed, tako da sudionici mogu razmišljati o tome. Na sastanku, ako netko ode s dnevnog reda, recite: "Razmislimo o tome da se ova briga stavi na dnevni red za naš sljedeći sastanak."
Uvjerite se da je svrha vašeg sastanka vrlo jasna. Dnevni red bi trebao pomoći u tome, ali morate dodatno razjasniti. Uvjerite se da je razumljivo da li je vaša svrha riješiti problem, razgovarati o opcijama ili provoditi obuku. Pobrinite se da svi točno znaju zašto su prisutni.
Zapamtite da ljudi uče na različite načine. Koristite razne medije - vizualne, auditivne, pa čak i fizičke - kako biste prenijeli svoje točke.
Zamolite ljude da zapišu sve dodatne ideje koje su imali u vezi s temom i ostavite ih u hrpi na izlazu na kraju sastanka. Kasnije, pružite svakom sudioniku tiskani primjerak zapisnika o sastanku ili umjesto toga e-poštu.
Savjet
-
Ako sastanak traje duže od 30 minuta, razmislite o tome da na stolove stavite neke čokolade za sudionike.
Upozorenje
Izbjegavajte izlazak s teme. To je jedan od glavnih razloga zbog kojih ljudi osjećaju da su sastanci gubljenje vremena.
