Predsjedavanje sastankom može učiniti vaš prekršaj na vrhu tvrtke ili vaše razine poštovanja kao izvršne vlasti. Predsjedavanje sastankom ne mora biti stresno, može biti zabavno. Moguće je imati glatku plovidbu na sljedećem sastanku kojim upravljate.
Prije sastanka pošaljite e-poštu u kojoj ćete navesti željeni dnevni red i teme koje će biti pokrivene. Budite detaljni i konkretni o tome koliko dugo će sastanak trajati i gdje će se održati.
Dolazite na sastanak 10 minuta prije nego što su ostali sudionici zakazani za to. Uzmite si vremena za postavljanje svih potrebnih dokumenata, dobivanje šalice kave (ili drugog pića kako bi vam grlo bilo presušilo dok govorite) i smjestite se na prednji dio sobe.
Pozdravite sve dok ulaze u sobu, rukujući se i dodirujući oči. Ako je to potrebno, usmjerite ih na dodijeljena mjesta.
Odredite nekoga tko će voditi bilješke ili zapisnike sastanka.
Otvorite sastanak kratkim uvodom, stojeći na prednjem dijelu stola, ureda ili dvorane u kojoj se održava sastanak. Pređite na zapisnik prethodnog sastanka i zatražite odobrenje. Nakon što dobijete to odobrenje, prije nego što nastavite, uputite sva pitanja o dnevnom redu.
Započnite dijalog ili informaciju o prvoj temi poslovanja. Dopustite drugima da odgovore, dodaju i raspravljaju. Ako ljudi govore obilato, zamolite ih da poštuju druge u sobi i pričekajte da verbalno ilustriraju svoju točku.
Ostanite pod kontrolom. Kada ljudi izvuku stazu o toj temi pri ruci, lijepo, ali silovito, pokušavaju se vratiti svima natrag na središnje pitanje. Ako dopustite razgovoru da luta, to će se odraziti na vašu sposobnost da predsjedavate sastankom.
Na kraju sastanka, ustanite i zahvalite svima na dolasku. Podsjetite ih na sve zadatke koje su i oni izvršili. Rukujte se ako je moguće kad ljudi napuste sastanak.
