Svatko tko radi u uredu ili upravlja uredom razumije važnost održavanja inventara uredskog materijala. Ništa ne dovodi do zastoja u radu brže nego kad vam ponestane osnova kao što su olovke, toneri, papir i omotnice. Kada potrošni materijal dobijete pri ruci, važno je pratiti potrošnju i korištenje slijedeći neka jednostavna pravila osnovnog upravljanja zalihama.
Vratar
Jedno od prvih pravila dobrog upravljanja zalihama je osigurati upravitelja. Odredite vratara. Uspješno održavanje inventara znači znati što je pri ruci i koliko dugo je tamo, bilježeći vrijednost inventara i praćenja gdje to ide kad napusti područje opskrbe. Uredski pribor uključuje mnoge sitne predmete koji lako mogu nestati. Inventar treba čuvati u zaštićenom području s ograničenim pristupom samo nekoliko ključnih zaposlenika. Vodite evidenciju o isporučenim stavkama i stavkama.
FIFO
FIFO je skraćenica za prvi ulaz, prvi izlaz. To je računovodstveni pojam za izvještavanje o vrijednosti zaliha i osigurava da se prvo kupljeni predmeti prvo koriste kako bi vrijednost ostala točna. Ovo je također pametan način da spriječite da inventar postane star, zastario ili zastario. Prvo bi se trebali koristiti predmeti kupljeni prvi. Kada se kupi zamjenski inventar, odložite ga iza starijeg inventara i uputite zaposlenike da preuzmu zalihe s prednje strane. Stavke s tintom mogu se osušiti, papir može žuto i dijelovi opreme mogu zastarjeti. Upotrijebite FIFO metodu kako biste smanjili količinu otpada i održavajte inventar svježim.
Iskorištavanje poluge
Održavanje inventara uredskog materijala omogućuje poslovnim subjektima mogućnost kupnje većih količina, što znači i uštedu na popustima. Te uštede brzo se nakupljaju pri kupnji najpopularnijih artikala. Ako se kupnja svih potreba za uredskom opremom dodijeli jednom dobavljaču, iskoristite tu kupovnu moć i za pregovaranje o uštedama na manjim kupnjama. Iskoristite sve prednosti nagradnih programa koje nude dobavljači. Poslovanje opskrbe uredima je konkurentno, stoga koristite postupak ponude kako biste utvrdili koja tvrtka ima najbolji program za vaše potrebe.
Organizacija
Ključ uspješnog upravljanja zalihama je u organizaciji zaliha. Da bi sustav bio učinkovit, zaposlenici moraju biti u mogućnosti pristupiti onome što im je potrebno, kada im je to potrebno. Potrošni materijal treba odložiti s najčešće korištenim predmetima u visini očiju i na dohvat ruke. Zalihe manje koriste stavke na višim policama, ali budite sigurni da nisu zaboravljene. Postavite popis inventara onoga što je opskrbljeno i gdje ga možete pronaći. Držite područje čistim i urednim. Zamijenite stavke s dovoljno vremena kako bi se spriječilo istjecanje, osobito kritične stavke. Redovito čistite zastarjele predmete.
