Profitabilne organizacije oslanjaju se na formalne i neformalne obrasce poslovne komunikacije. Formalni komunikacijski kanali osiguravaju strukturu prema produktivnim ishodima. Neformalne interakcije omogućuju izgradnju autentičnih odnosa i alternativne metode za stvaranje značenja u organizaciji. Oba se međusobno nadopunjuju i mogu ojačati tvrtku kada se učinkovito primjenjuju. Svaka se može planirati, ali neformalna komunikacija je obično spontana.
Svrha formalne komunikacije
Formalna poslovna komunikacija je strateška razmjena informacija koja podržava jasan program. Te se informacije tradicionalno smatraju internom komunikacijskom metodom, ali mogu uključivati strukturirane interakcije s ljudima i entitetima izvan organizacije.
Formalna komunikacija također može potaknuti neformalne interakcije.Na primjer, glavni dužnosnik može zakazati turneju ili sastanak u gradskoj vijećnici gdje se potiče slobodan protok komentara o temama o kojima se raspravlja. Međutim, to može dovesti do osobnih interakcija, priča i ideja koje nisu bile na izvornom planu.
Vrste formalne komunikacije
Organizacije mogu komunicirati sa svojim internim timom putem pismene ili usmene komunikacije. Rukovoditelji mogu koristiti formalne pisane alate kao što su e-poruke, unosi u blog, materijale za orijentacijsku obuku ili biltene. Govorne prezentacije, sastanci i zakazane konferencije primjeri su verbalnih interakcija kao formalne komunikacijske strategije. Formalna komunikacija može uključivati i strateško postavljanje uredske signalizacije, recenzije zaposlenika i suradnju s neprofitnim organizacijama. Kratke vijesti i izvršni nastupi također su kreativni načini za poboljšanje poslovnih odnosa kroz formalnu komunikaciju.
Svrha neformalne komunikacije
Spontane interakcije izazivaju „vinovu lozu“ informacija koje se dijele putem neformalnih komunikacijskih mreža. Neformalna poslovna komunikacija treba nadopuniti formalne mreže. Ovim se postupkom učvršćuju autentični i profitabilni odnosi. Ponekad, neformalna atmosfera može rezultirati povremenom i nepažljivom distribucijom informacija. Zbog toga bi cijelo osoblje trebalo biti posebno oprezno pri razmjeni povjerljivih informacija tijekom neformalnog komuniciranja. Iako pisana komunikacija može biti i neformalna, trebalo bi biti prikladno izbjeći pravna i etička pitanja.
Vrste neformalne komunikacije
Neformalna verbalna komunikacija može se odvijati tijekom pauze za ručak, interakcije u hodniku i telefonskih poziva. Kreativni poslovni komunikatori mogu namjerno uključiti rukom pisane bilješke, tekstualne poruke i godišnja priznanja i rođendanske čestitke kako bi izgradili odnos sa svojim suradnicima.
Dinamika korporativne komunikacije
Informacije se mogu dostaviti od uprave do zaposlenika ili obrnuto. Tvrtke koje su osnovane prvenstveno u formalnim mrežama rijetko odstupaju od pravila i protokola. S druge strane, neformalne korporativne kulture potiču spontanost i povremene mreže. Bez obzira na kulturu tvrtke, organizacije rastu kroz stratešku ravnotežu formalnih i neformalnih mreža. Organizacije imaju koristi od uspostavljanja otvorene komunikacijske mreže koja uključuje povratne informacije od zaposlenika i upravitelja.
