Zahtjev za zapošljavanje daje menadžerima važne informacije o kandidatu za najam. Također može pružiti vrijedne informacije u budućnosti ako se postavljaju pitanja o osobi unajmljenoj da popuni posao, ili o tome zašto nijedan određeni kandidat nije zaposlen. Održavanje dobre evidencije o zaposlenju može pomoći u zaštiti poslodavca u slučaju podnošenja tužbe protiv tvrtke.
Zapošljavanje zapisa
Sve bilješke s intervjua i pitanja vezana za prijavu za zapošljavanje trebaju sadržavati odgovarajuće napomene kako bi se olakšala odluka o zapošljavanju. Dobro je zadržati prijave za zapošljavanje pojedinaca koji rade za tvrtku za vrijeme trajanja njihovog zaposlenja, plus još dvije godine nakon završetka zaposlenja.
Tražene aplikacije
Trebate čuvati sve aplikacije koje primite kao odgovor na bilo koje objavljivanje ili oglašavanje koje ste napravili za slobodno radno mjesto. Ako, u nekom trenutku u budućnosti, neuspješni podnositelj zahtjeva tvrdi da ste bili diskriminirajući u odbijanju njezine prijave, od vas se može tražiti da podnesete njezin zahtjev i objektivno objasnite zašto je niste razmatrali. Zakon općenito zahtijeva da ove zahtjeve zadržite dvije godine.
Neželjene aplikacije
Možete također primati neželjene aplikacije, bilo poštom, osobno ili putem interneta. To je često vrlo koristan izvor podataka o kandidatima, a pozivanje nekoga na intervju na temelju nezatražene aplikacije može vam uštedjeti mnogo vremena i novca kada je u pitanju popunjavanje slobodnih radnih mjesta, posebno onih neočekivanih. Ako to učinite, potvrdite neželjene aplikacije kao put do zaposlenja u vašoj tvrtki, a sve neželjene aplikacije dobivaju status pravnih dokumenata koje morate čuvati u datoteci. Zakon je malo manje jasan koliko dugo treba zadržati neželjene aplikacije, ali HR profesionalci preporučuju da koristite isti dvogodišnji standard kao i za tražene aplikacije.
Zadržavanje aplikacija
Kada prijave neuspješnih kandidata mogu pružiti polaznu točku za popunjavanje posla sljedeći put kada se isprazni, glavni razlog koji se općenito daje za zadržavanje prijava je njihova potencijalna vrijednost u obrani od tužbe. Različiti savezni i državni zakoni zabranjuju diskriminaciju pri zapošljavanju zbog različitih razloga, uključujući dob, spol, religiju, nacionalno podrijetlo, invaliditet koji ne ometa obavljanje posla i bračni status, između ostalih. Neuspješni kandidati za posao ponekad tvrde da su bili diskriminirani u procesu zapošljavanja. Vaša najbolja obrana od takvih optužbi je izrada originalne prijave i popratnog materijala, kao i istovremene napomene koje ste dali na zahtjev.Ako slijedite najbolje postupke zapošljavanja i zapošljavanja, taj materijal će pružiti objektivno opravdanje za to što niste zaposlili podnositelja zahtjeva.
