Poslodavci obično uključuju potvrdu o čeku ili ekvivalentnu izjavu zajedno s plaćom svakog zaposlenika, bilo da se radi o papirnatom dokumentu ili on-line za plaće koje se izdaju putem izravnog depozita. Provjerite jesu li dokumenti potrebni za zadovoljavanje vladinih zahtjeva za vođenje evidencije. Čak i kada zadržavanje zabrana nije obavezno, to bi moglo biti razborito.
Zahtjevi FLSA
Savezna vlada nema pravilo koje zahtijeva poslodavce da izdaju ili zadržavaju isplate plaća. Zahtjevi Zakona o poštenim radnim standardima daju smjernice za dokumentaciju o plaćama. Općenito, informacije o platnim listama moraju se čuvati tri godine, Ako se za bilježenje nekih od tih podataka koriste kontrolni okviri, moraju se čuvati i tri godine. Zapisi o platnom spisku moraju sadržavati:
- Ime zaposlenika, adresa i broj socijalnog osiguranja.
- Spol i zanimanje zaposlenika.
- Datum rođenja radnika mlađih od 19 godina.
- Datum i vrijeme početka i završetka svakog radnog tjedna. Datum početka obračuna plaće je potreban ako se razlikuje od radnog tjedna.
- Datum kada je zaposlenik plaćen
- Radili su dnevni i tjedni sati.
- Stopa plaće zaposlenika.
- Redovne plaće, plaćanje prekovremenog rada i bilo kakva dopuna ili odbitka od plaće zaposlenika.
Poslodavci moraju čuvati vremenske kartice ili ekvivalentni zapis o radnom vremenu od dvije godine.
Dodatni zahtjevi za evidenciju plaća vlade
Povjerenstvo za jednake mogućnosti zapošljavanja kaže da poslodavci moraju čuvati sve evidencije o zaposlenju, uključujući evidenciju o čekanju i evidenciju plaća, najmanje godinu dana. U slučaju da zaposlenik podnese pritužbu EEOC-u, zapisi se moraju čuvati do godinu dana nakon konačnog rješavanja predmeta od strane EEOC-a ili godinu dana nakon rješavanja bilo kakve tužbe.
Države mogu zahtijevati dodatne zahtjeve za vođenje evidencije. Na primjer, Komisija za radnu snagu u Teksasu kaže da poslodavci moraju osigurati radnicima kontrolni list ili ekvivalentni dokument koji navodi sve podatke koji se koriste za pripremu plaće. Zapisi o plaći moraju se čuvati četiri godine u skladu s pravilima za vođenje evidencije o nezaposlenosti u Teksasu.
Smjernice za evidenciju poslodavaca
Poduzeće ili organizacija proizvodi čekove i provjere zakrpe iz različitih razloga. Porezna uprava preporučuje da provjerite neispravnosti i bankovne zapise koji služe kao popratni dokumenti za porezne svrhe zadržati za razdoblje ograničenja. Primjerice, razdoblje ograničenja za povrat poreza je šest godina. Nolo.com sugerira da tvrtke drže ček studije i financijske evidencije za najmanje sedam godina.
