Računovodstvo je evidentiranje, analiza i izvještavanje o događajima koji su materijalno značajni za društvo. Na računima se vode evidencije o promjenama imovine, obveza, kapitala, prihoda i rashoda. Uobičajeni slijed koraka u procesu snimanja uključuje analizu, pripremu unosa u dnevnik i knjiženje tih unosa u glavnu knjigu. Naknadni računovodstveni postupci uključuju pripremu probne bilance i sastavljanje financijskih izvještaja.
Osnove: dugovanja i krediti
Dugovanja i krediti osnovni su računovodstveni alati za promjenu računa. Dugovi povećavaju račune imovine i rashoda, a smanjuju račune obveza, kapitala i prihoda. Krediti povećavaju račune obveza, kapitala i prihoda te smanjuju račune imovine i rashoda. Dugovanja i krediti su na lijevoj i desnoj strani T-računa, što je najosnovniji oblik predstavljanja računa.
Analiza
Prvi korak u procesu snimanja je analiza transakcije, određivanje računovodstvenih unosa i njihovo bilježenje u odgovarajuće račune. Analiza uključuje ispitivanje papira ili elektroničkog zapisa transakcije, kao što je račun, potvrda o prodaji ili elektronički prijenos. Uobičajene transakcije uključuju prodaju proizvoda, isporuku usluga, kupnju robe, plaćanje plaća, kupovinu oglašavanja i bilježenje plaćanja kamata. U obračunskom računovodstvu tvrtke moraju bilježiti transakcije u istom razdoblju u kojem su nastale, bez obzira na to da li gotovinu mijenjaju ili ne. Transakcije prihoda i rashoda utječu na odgovarajuće račune računa dobiti i gubitka, kao i račune bilance. Neke transakcije mogu utjecati samo na račune bilance.
Unosi dnevnika
Unosi dnevnika su drugi korak u procesu snimanja. Časopis je kronološki zapis transakcija. Unos se sastoji od datuma transakcije, debitnih i kreditnih iznosa za odgovarajuće račune i kratkog dopisa u kojem se objašnjava transakcija. Primjerice, unosi u dnevnik za transakciju prodaje u gotovini odnose se na kredit (povećanje) prodaje i zaduženja (povećanje) gotovine. Unosi dnevnika otkrivaju sve učinke transakcije na jednom mjestu. Oni su također korisni u otkrivanju i ispravljanju pogrešaka jer iznosi debitnih i kreditnih iznosa moraju biti na kraju razdoblja.
Knjiženje u knjigu
Treći i posljednji korak u procesu snimanja je slanje unosa u dnevnik u glavnu knjigu, koja sadrži zbirne zapise svih računa. Svaki zapis ima polja za datum transakcije, komentare, dugovanja, kredite i nepodmireni dug. U ranijem primjeru prodajne transakcije, proces knjiženja uključuje unos iznosa kredita za račun prodaje, iznos zaduženja za novčani račun i ažuriranje odgovarajućih stanja. Glavna knjiga može biti u obliku veziva, indeksnih kartica ili softverske aplikacije.
