Pravilno bilježenje sastanaka je kritičan korak koji se može previdjeti. U nekim slučajevima održavanje zapisnika o sastancima može biti zakonska obveza. Bilo da je riječ o zakonskom zahtjevu ili ne, to je dobar način da se svi usredotočite i na licu mjesta nakon sastanka, te daje povijesne podatke o aktivnostima organizacije.
Dnevni red sjednice
Postavljanje dnevnog reda pomaže održati sastanak neorganiziranim i omogućuje vam da napišete plan za zapisnik. Time se štedi vrijeme i olakšava popunjavanje praznih mjesta na svakoj temi.
Prethodne informacije
Označite vrh dokumenta "Minute sastanka za Datum". U gornjem desnom kutu navedite osnovne informacije o sastanku. Zabilježite naziv tvrtke, datum i mjesto sastanka i vrijeme početka i završetka sastanka.
Tko je prisustvovao
Zapisnik bi trebao pokazati tko je nazočio sastanku. Navedite ime i naziv svake osobe. Ako su sudionici iz neke druge organizacije ili su sklopljeni telefonom, to treba napomenuti. Također imajte na umu tko je vodio zapisnik o sastanku, koji je obično korporativni tajnik.
Teme rasprave
Neka teme razgovora budu jednostavne prilikom sastavljanja minuta. Nemojte citirati ono što je svaka osoba rekla. Držite se osnovnog opisa teme i jasno navedite koju ste odluku ili rezultat postigli. Nema potrebe dalje razrađivati zapisnike.
Odmah upišite minute
Odmah upišite minute sastanka. Što više vremena prođe prije upisivanja minuta, to je vjerojatnije da ćete zaboraviti nešto važno što se dogodilo. Neki smatraju da je korisno imati magnetofon na sastanku kako bi imali zapis koji je potrebno provjeriti prilikom sastavljanja minuta. Podijelite kopiju zapisnika sa sastanaka svima koji su prisustvovali.
