Zapisnici sa sastanaka su zapisnik svih važnih informacija o kojima se raspravljalo i sve odluke donesene tijekom poslovnog sastanka. Normalno, određeni zapisničar bilježi sastanak na papiru ili laptopu. Zapisnici sa sastanaka osiguravaju da se ništa od značaja, što je rečeno na sastanku, ne zaboravi, te spriječi bilo kakvo neslaganje u budućnosti o tome što su sudionici rekli. Zapisnici sastanaka također su korisni za osobe koje nisu mogle prisustvovati sastanku. Provjerite jeste li sve ispravno snimili prateći nekoliko smjernica za sastanke.
Prikupite informacije od domaćina, kao što su imena svih polaznika, svrhu sastanka i dnevni red sastanka, prije početka sastanka. To vam pomaže da pratite raspravu. Možete se bolje usredotočiti na uzimanje minuta ako niste glavni sudionik sastanka. Potvrdite svoju ulogu s domaćinom, ako niste sigurni.
Slušajte pažljivo čim sastanak počne. Izbjegavajte ometanje poput mobitela ili, ako ste donijeli prijenosno računalo, provjerite svoju e-poštu ili pregledavate internet. Ostanite usredotočeni na raspravu.
Snimite samo glavne točke. Pisanje svake pojedinosti je nemoguće i nepotrebno. Odlučite što je važno s obzirom na svrhu sastanka. Zabilježite sva izražena mišljenja ili sugestije, pitanja koja se ne slažu i donesene odluke.
Parafrazirajte kad je to moguće. Pisanje iskaza nije potrebno i potrebno je previše vremena. Parafraziranje pokazuje da ste razumjeli što sudionici raspravljaju.
Brojeve stranica, ako pišete olovkom i papirom, izbjegavajte miješanje papira.
Postavite pitanja kada je to potrebno. Nemojte se bojati zaustaviti ili zadržati sastanak ako trebate provjeriti što je netko rekao.
Postavite pitanja odmah nakon sastanka, a informacije su još uvijek svježe u vašem umu, ako trebate razjasniti pitanje koje je previše komplicirano da bi se pojavilo tijekom sastanka.
Pišite što objektivnije moguće. Kao zapisničar, vaša uloga nije pružiti svoje mišljenje ili cenzuru, nego nepristrano sažeti ono što je rečeno.
Provjerite svoje bilješke za pravopis, interpunkciju i jasnoću kada ih pregledate kasnije. Upišite dobru kopiju prije nego što rasporedite minute potrebnim ljudima.
