Mapiranje informacija je jasna i učinkovita dokumentacijska metoda za tvrtke koje su već razvile svoje procedure, politike i popratne dokumente. Poslovni subjekti koji tek počinju formalizirati svoje procedure također mogu imati koristi od metode dokumentiranja mapiranja informacija. Mapiranje informacija pojednostavljuje dokumentaciju sprečavanjem dupliciranja uputa ili informacija u svim postupcima. On također pruža format za organiziranje informacija unutar dokumenta tako da ga je lakše razumjeti. Pretvaranje dokumentacije vaše tvrtke u format mapa informacija može se obaviti u nekoliko jednostavnih, iako dugotrajnih koraka.
Pregledajte svu dokumentaciju tvrtke i sustavno organizirajte sadržaj u kategorije koje sadrže slične upute. Poboljšajte sadržaj kategorije uklanjanjem sukoba i dupliciranja.
Na primjer, mnogi postupci imaju odjeljak za odgovornosti. Za ovu vrstu sadržaja trebate sastaviti sve informacije o vrsti odgovornosti u cijeloj dokumentaciji. Na taj način možete vidjeti sukobe u odgovornostima ili područjima gdje se jedna odgovornost preklapa s drugom. Odavde pojednostavnite sadržaj da biste uklonili ponavljanje ili sukobe. Drugi takvi sadržaji koje treba razmotriti uključuju definicije i sigurnosne mjere opreza.
Stvorite središnje dokumente ili druga spremišta informacija kontrolirane revizijom za svaku vrstu sadržaja.
Povratak na naš primjer odgovornosti, napravite jedan dokument u kojem je naveden sadržaj odgovornosti koji ste preradili u posljednjem koraku. Uvjerite se u referentne postupke u kojima se provode odgovornosti. Time se osigurava ispravna međusobna referencija dokumentacije.
Sada kada je sličan sadržaj premješten u središnji dokument, stari se sadržaj može ukloniti iz izvornih postupaka. Uklonite stari sadržaj iz izvornih postupaka, navodeći novi središnji referentni dokument.
Ažurirajte sadržaj preostale dokumentacije tijekom procesa revizije u format mapirane informacijama. Organizirajte sadržaj dokumenta grupiranjem relevantnih informacija. Uključite pod-zaglavlja. Koristite tablice gdje je to moguće tako da se sadržaj može bolje vizualizirati. Uspostavite najbolje prakse tako da uključite sva plemenska znanja ili korake koje zaposlenici obično obavljaju, ali nisu dokumentirani u postupku.
Savjet
-
Mapiranje informacija varira od jednostavnih do složenih i može se dodatno poboljšati uključivanjem mjerljivih povratnih informacija za upravljanje. Za složeniju implementaciju, profesionalne usluge iz ustanova kao što je osnivačka tvrtka Information Mapping, Inc. mogu se koristiti za optimiziranje vaših mapiranih ili neupisanih postupaka. (Pogledajte resurse)
