Tijekom revizije, poslovno upravljanje može osjetiti da ima malo ovlasti nad procesom ili rezultatom revizije. Međutim, nakon što revizija završi odjel za unutarnju reviziju, korporativni revizori ili vanjski revizori, poslovni menadžment preuzima odgovornost i odgovoran je za izradu odgovora na izvješće. Revizijski odgovori trebaju biti specifični, pravodobni i imati potreban proračun.
Pisanje čvrstog odgovora revizije je važno jer će revizori i izvršno rukovodstvo smatrati odgovornim za pružanje bilo kakvog poboljšanja kontrole koje su obvezali.
Odgovaranje na izvješće o reviziji
Obvezujte se na određene lijekove za slabosti kontrole koje su utvrdili revizori i nemojte dopustiti prostor za tumačenje vaših namjera. Revizori će pregledati vaš odgovor revizije i odrediti hoće li riješiti slabosti kontrole koje su identificirali. Ako vaš odnos s revizorima to dopušta, pristupite im prilikom sastavljanja svakog odgovora i dobivate povratne informacije. Budite što jasniji u svom odgovoru jer će se revizori vratiti kako bi potvrdili da ste poduzeli radnje na koje ste se obvezali.
Postavite realne datume za provedbu poboljšanja kontrole, kako je preporučio Državni ured Državnog kontrolora države New York, i budite velikodušni a da ne budete pretjerani. Nedostaci kontrole, osobito oni koji se odnose na sustave informacijskih tehnologija, mogu se riješiti duže nego što je prvobitno planirano. Većina odjela za reviziju i izvršni menadžeri očekuju od vas poboljšanje rasporeda koji ste postavili. Izmjene vremenskog okvira bi mogle biti dopuštene, ali će biti odbijene ako se ne dogodi drastična promjena u Vašem poslovanju da bi se došlo do promjene.
Potvrdite da imate proračun ili ćete ga imati na snazi kako biste izvršili promjene koje ste preuzeli u svom odgovoru na reviziju. Identificirajte sve troškove, uključujući nadogradnju opreme i sustava, priručnik za procedure ponovnog sastavljanja i dodatni broj osoblja koji će biti potreban za rješavanje slabosti kontrole. Povećajte svoje proračunske potrebe svom upravitelju i osigurajte da se sredstva preusmjeravaju s drugih područja ili se izdaju nova sredstva kako bi se omogućila dostava poboljšanja unutar vremenskog okvira. Općenito, izvršna uprava će razumjeti potrebu za poboljšanjima kontrole koje preporuče revizori i naći će sredstva za promjene. Ako se obvezujete na kontrolu poboljšanja u odgovoru revizije i ne možete ih isporučiti zbog manjka proračuna, revizori to neće prihvatiti kao izgovor.
Odredite pojedinca ili pojedince koji će biti odgovorni za provedbu promjena u kontroli. Više pojedinaca može biti odgovorno ako promjena uključuje više od jednog odjela, kao što su operacije, tehnologija i ljudski resursi. Osigurajte da imenovani pojedinci imaju ovlasti da izvrše promjene.
Savjet
-
Bez obzira na to koliko ste frustrirani procesom revizije ili njegovim ishodom, pokušajte zadržati svoju interakciju s revizorima i vašim odgovorima poslovno. Vaše profesionalno ponašanje će isplatiti dividende kada budete u budućnosti u interakciji s revizorima.
