Due diligence je u biti intenzivna istraga koja prethodi značajnoj transakciji ili odluci. Primjerice, dubinska analiza obično nastaje kada ste ozbiljno zainteresirani za kupnju tvrtke ili trebate razviti prodajnu prezentaciju za veliki ugovor o outsourcingu. Iako proces može biti dugotrajan i često se mora odvijati iza kulisa, informacije koje prikupljate i ocrtavate u izvješću o dubinskoj analizi ključni su za donošenje dobre odluke ili stvaranje učinkovite prezentacije.
Struktura i fokus
Kao i kod većine drugih službenih izvješća, izvješće o dubinskom pregledu uključuje cilj, izvršni sažetak, ključne nalaze, dio preporuka i jedan ili više priloga. Međutim, ono što razlikuje izvješće o dubinskom pregledu od drugih jest njegova svrha, fokus i stupanj informiranosti. Kada završite s aktivnom fazom provođenja due diligence-a - istraživanjem činjenica, prikupljanjem sirovih podataka i osobnim promatranjima - generiranje izvješća organizira podatke na način koji omogućuje procjenu postojećeg stanja, identificiranje rizika i otkrivanje problema koji osiguravaju utjecaj prilike.
Format i glas
Većina ljudi koristi izvješće o dubinskoj analizi kao referentni materijal iza kulisa tijekom pregovora o ugovoru ili cijeni ili kao izvor informacija za izradu prezentacije ponude. Bez obzira na svrhu, mnogo toga što uključite u izvješće o dubinskom pregledu je povjerljiva informacija, tako da osim pisanja za ciljanu publiku i fokusiranja na ciljeve, uključite samo najrelevantnije ili bitne informacije. Koristite formalni glas i predstavite činjenice koristeći objektivno, nepristrano pisanje i odvojene informacije o izvješćima u različite dijelove pomoću slova ili brojeva.
Ciljevi i sažetak
Objasnite razloge za obavljanje dubinske analize u odjeljku ciljeva. Iako je sažetak objavljen odmah nakon ciljeva izvješća - i pred tijelom - napišite posljednji sažetak. Razlog tome je što čitatelji - najčešće rukovoditelji poduzeća - zainteresirani za ovaj odjeljak, ne mogu odvojiti vrijeme za čitanje cijelog izvješća. Morate strukturirati sažetak tako da se čita kao izvješće u minijaturi, ali u isto vrijeme zadržite njegovu duljinu razmjerno ostatku izvješća.
Ključni nalazi i preporuke
Michael Sisco, pisac i nezavisni IT konzultant, kaže u članku na web stranici TechRepublica da bi se ključni nalazi trebali usredotočiti na stavke koje utječu na cijenu ili tekuće poslovanje tvrtke. Na primjer, ako pišete izvješće o dubinskom pregledu koji će se koristiti za prezentaciju ugovora s vanjskim izvršiteljima, uključite pitanja koja podržavaju vašu cijenu i položaj, kao što su operativni prekidi u radu koji naglašavaju probleme s produktivnošću i izvedbom. Osim toga, uključite omjere troškova koji otkrivaju koliko tvrtka trenutno troši za rad s uslugom unutar tvrtke, te identificiraju rizike kao što je potreba za ulaganjem još više novca za nadogradnju ili zamjenu stare ili zastarjele opreme. Istaknite prilike za iskorištavanje u odjeljku preporuka. Uključite troškove implementacije, osigurajte omjer povrata ulaganja i dati vremenski okvir za ostvarivanje ušteda ili koristi za svaku priliku.
