Američki znanstveni rječnik baštine definira entropiju kao mjeru nereda ili slučajnosti u zatvorenom sustavu. Definicija tvrdi da, kako sustav postaje sve više poremećen, njegova energija postaje ravnomjernije raspoređena i manje sposobna za rad, što dovodi do neučinkovitosti. Poslovne organizacije su ili organske ili birokratske prirode. Organske organizacije su otvorene jer pozivaju na inovativnost i kreativnost tražeći stalnu razmjenu s okolinom kako bi preživjele. Birokratske organizacije nalaze se na suprotnom kraju spektra jer djeluju u mehanističkom i zatvorenom stilu koji je podložan entropiji.
Birokratske organizacije
Birokratske ili mehanicističke organizacije uvelike ovise o pravilima i propisima, definiranim poslovnim odgovornostima, centraliziranoj hijerarhiji autoriteta, jasnom komunikacijskom lancu zapovijedanja i centraliziranom odlučivanju. Knjiga “Mintzberg on Management”, koju je dao menadžment savjetnik Henry Mintzberg, navodi da su zahtjevi rada birokratske organizacije vrlo ograničeni jer su jednostavni, ponavljajući i standardizirani. Ovo stajalište birokratskih organizacija ukazuje na to da mehanistička organizacija mora imati stabilno okruženje sa standardiziranim rezultatima kako bi uspjela. Mehanistička organizacija dobro funkcionira sve dok ne postoji potreba za promjenom ili neki oblik preokreta ulazi u sustav.
Entropija i zaposlenici u poslovanju
Entropija se javlja u organizacijama kada se mehanička djela birokracije slome kao rezultat specijalizacije, apatije, nepažnje i nedostatka ponosa. Mintzberg bi se složio da specijalizacija za posao doprinosi entropiji, jer ljudi često vide samo svoj trenutni posao unutar organizacije, što rezultira odjelima i fragmentiranim organizacijskim ciljevima. Glavni uzrok entropije u birokratskom okruženju uključuje očekivanja da će pojedinci poštivati rutinske narudžbe i pridržavati se organizacijske strukture, dok se inicijativa i odgovornost obeshrabruju. Zaposlenici uče raditi samo ono što se od njih očekuje i ništa više. Na kraju, zaposlenici u birokratskoj organizaciji postaju bezumni i neupitni jer ovise o strukturi sustava kako bi opravdali svoje postupke.
Entropija u mehaničkoj organizaciji na kraju dovodi do toga da zaposlenici postanu rigidni u svojim poslovima, što stvara situaciju u kojoj organizacija ne može napraviti potrebne promjene. U knjizi "Slike organizacija" Garetha Morgana vidljivo je da zatvoreni organizacijski sustavi imaju tendenciju da postanu entropijski jer imaju tendenciju pogoršanja i propadanja.
Koristite organsko razmišljanje sustava
Morganova knjiga sugerira da birokratsko okruženje ima svoje mjesto u poslu jer stvara temelj za učinkovito djelovanje organizacije, iako zaposlenici često postaju toliko specijalizirani u svojim odjelima da se javlja entropija. Morgan predlaže da organizacije mogu ostati konkurentne potičući zaposlenike da razmisle o potrebama svojih neposrednih radnih područja uzimajući u obzir ciljeve i ciljeve cijele organizacije, dok donose odluke o svom poslu. S druge strane, organizacije moraju postati organski sustavi otvaranjem do stalne razmjene resursa i informacija s vanjskim okruženjem. Ova razmjena pomaže osigurati da organizacija i njezini zaposlenici budu kreativni i inovativni tako što će zadovoljiti svoje konkurentske potrebe, a istovremeno biti društveno odgovorni.
Uključivanje ljudi u organizaciji izbjegava entropiju
Poslovna entropija može se spriječiti u organizacijama osiguravajući da su zaposlenici uključeni u donošenje odluka u entitetu i da razumiju svoju ulogu u proizvodnom procesu. Zaposlenici su često na prvoj liniji; oni se bave kupcima i mogu odrediti njihove potrebe. Uključenost zaposlenika pomaže im da razviju vlasništvo nad organizacijom i pomažu im da postanu zadovoljni svojim poslovima jer mogu ispuniti svoje osobne ciljeve i ciljeve zajedno s organizacijskim ciljevima.
