Poslovni sastanci zahtijevaju zakazivanje, organizaciju, vodstvo, vođenje evidencije i praćenje. Način na koji će se vaš projekt odvijati ovisit će o donošenju odluka i djelovanju koje će proizaći iz zajedničkog truda koji je omogućen sastankom.
Stavke koje su vam potrebne
-
dnevni red
-
Soba za sastanke
Izraditi dnevni red sastanka. Dnevni red je na pregledu svih pitanja koja zahtijevaju raspravu za odluke koje su potrebne za daljnji razvoj vašeg projekta ili ciljeva. Navedite sve poznate probleme u sažetom obliku s oznakama. Jednom kada sastavite dnevni red, znat ćete pitanja, a onda ćete znati tko treba prisustvovati sastanku.
Pošaljite masovnu e-poštu ili telefonske pozive svim osobama koje trebaju prisustvovati sastanku i zatražiti njihovu dostupnost s datumima i vremenom kroz razdoblje od jednog tjedna ako imate nekoliko sudionika. To samo po sebi može biti zastrašujući izazov s obzirom na zauzet raspored. Nakon što ste svima dostupni, usporedite rasporede za raspoloživi datum i vrijeme. Planirajte dovoljno vremena za održavanje sastanka i pošaljite obavijest svim sudionicima o datumu, vremenu početka, vremenu završetka i mjestu sastanka, zajedno s kopijom dnevnog reda.
U pripremi za sastanak, dostavite kopije dnevnog reda svim sudionicima zajedno s dokumentima koji će biti tema rasprave. Prikazne ploče i power point prezentacije trebaju biti spremne za prikazivanje s stalicama i svim potrebnim projektorima, prijenosnim računalima i zaslonima. Također, organizator sastanka bi trebao biti spreman voditi sastanak, a zapisničar bi trebao prisustvovati sastanku kako bi vodio bilješke.
Organizator / voditelj sastanka mora održati raspravu na pravom putu. Diskusija će neizbježno dovesti do tangencijalnih pitanja i diskusija izvan teme, tako da se voditelj mora pobrinuti da se rasprava konačno vrati na točke dnevnog reda. Vođa također mora pratiti vrijeme i voditi raspravu kako bi pogodio sve točke dnevnog reda. Voditelj treba dati kratak opis stavki dnevnog reda kako bi započeo raspravu te postavljati pitanja ili tražiti od sudionika da dobiju potrebne informacije. Voditelj bi trebao zaključiti svaku stavku akcije s osobom koja je odgovorna za dovršenje predmeta i procijenjenim vremenskim rasporedom za dovršenje.
Nakon što se sve točke dnevnog reda zaključe, grupa treba zakazati sastanak za praćenje ako je potrebno ili zakazati redovite sastanke na dogovoreni dan i vrijeme.
Zapisničar bi trebao sastaviti svoje bilješke u zapisnik sastanka koji je organiziran u obliku okvira. Nacrt zapisnika zatim treba poslati sudionicima sastanka kako bi zatražili komentare, ispravke ili izmjene. Konačni zapisnici sastanka zatim se dostavljaju sudionicima i koriste za daljnje aktivnosti i kao temelj za planiranje sljedećeg sastanka ako je potrebno.
