Rijetko se može vidjeti da tvrtka obavlja knjigovodstvo pomoću staromodnog stupca i olovke. Računala su učinila veliki utjecaj na način na koji se obavlja računovodstveni rad, ne samo za velike tvrtke, već i za male tvrtke.Računovodstveni sustavi su pristupačni i relativno jednostavni za korištenje, što ih čini održivom alternativom za mnoge tvrtke.
Glavna knjiga
Upravljanje glavnom knjigom, koja je okosnica računovodstvenog sustava, uobičajeno je korištenje računala u području financija. Šifre računa se mogu dodavati ili ukidati s lakoćom, čineći glavnu knjigu vrlo fleksibilnom. Segmenti unutar šifri računa mogu se odrediti za određene funkcije, olakšavajući izvještavanje. Na primjer, računovodstveni kod za troškove može se postaviti u sustavu kao 60235, "6" znači da je račun trošak, "2" može značiti odjel, kao što je prodaja, a "35" može identificirati poseban marketinški program u okviru prodaje. Ovo podešavanje omogućuje jednostavno ispitivanje troškova određenog odjela ili marketinškog programa.
Obveze prema dobavljačima
Plaćanje računa često zauzima puno vremena i energije, pogotovo kada se koristi ručni sustav. Pomoću softvera možete istovremeno platiti račun i knjižiti troškove povezane s plaćanjem. Možete platiti svoje račune u serijama i ispisati sve svoje čekove odjednom, što je veliki uštedu vremena. Nema više rukopisnih čekova ili ručno unesenih troškova. Nakon što se dobavljači unesu u sustav, ne morate stalno iznova pisati njihova imena i adrese - softver sprema te podatke i unosite samo brojeve i iznose faktura s ostatkom koji je unaprijed popunjen - što je velika prednost računalnog sustav.
Izvještavanje
Jednostavno izvješćivanje je dobro poznata prednost računalnog programa računovodstva. Pogreške se mogu lako identificirati, ispraviti, a izvješća možete ponovno pokrenuti u nekoliko minuta - što je nemoguće izvesti pomoću ručnog sustava. Budući da se svi izračuni obavljaju na računalu, točnost izvješća je vrlo visoka, povećavajući pouzdanost financijskih informacija. Jednom kad se računovodstveni podaci unesu u sustav, mogu se kompajlirati i manipulirati izvješćima i upitima koji su obično jednostavni za uporabu i izmjenu. Računovodstveni sustavi nude razne mogućnosti izvješćivanja, uključujući mogućnost izvoza podataka u proračunsku tablicu, gdje možete manipulirati informacijama.
Platni spisak
Plaće, pod-odjeljak računovodstva, često se obrađuju računalima, a ne ručno. Kompleksni izračuni, kao što su koristi i porezi, izvode se pomoću računala, što povećava ispravnost i učinkovitost. Promjene se mogu napraviti jednostavno i pravovremeno. Ako zaposlenik želi povećati svoj porezni odbitak, te se informacije unose u sustav, a ostatak se obrađuje sustavom plaća. Da bi se pogreške svele na najmanju moguću mjeru, vremenski listovi se mogu učitati izravno u sustav bez ljudske intervencije, što je velika ušteda vremena za bilo koju tvrtku s mnogo zaposlenika po satu.
