Programi oblikuju očekivanja sastanka. Korištenje predloška dnevnog reda osigurava standardizaciju i formalni format za sastanak ravnatelja. Planiranje sastanaka pokazuje profesionalnost i spremnost potrebnu za nesmetan sastanak. Distribucija dnevnog reda dan ili dva prije sastanka omogućit će pozvanima da pripreme i predvide prezentacije sastanaka i rasprave. Direktori često imaju zauzet raspored s malo vremena za razvrstavanje kroz komplicirane dokumente. Što je jednostavniji način izrade dnevnog reda, lakše će direktorima i asistentima odrediti svrhu sastanka, lokaciju i teme.
Kreirajte dnevni red redatelja u programu za obradu teksta, kao što je Microsoft Word. Riječ je program koji većini može pristupiti i nudi nekoliko predložaka dnevnog reda koje možete koristiti kao početnu točku. Možete prilagoditi dnevni red logotipom i nazivom tvrtke.
Unesite naziv sastanka, datum, vrijeme, lokaciju i informacije o konferencijskom pozivu u zaglavlje dnevnog reda. Jasno predstavite informacije, na vrhu stranice i centrirane tako da pozvani jasno znaju kako i kada pristupiti sastanku. Također možete uključiti popis pozvanih i facilitatora kao što soba na stranici dopušta.
Tražite teme iz dnevnog reda sudionika. Pošaljite poruku e-pošte najmanje tjedan dana prije sastanka kako biste pitali za teme dnevnog reda. Navedite teme dnevnog reda prema tome kako planirate predstaviti svaku temu. Na obrascu navedite svaku stavku dnevnog reda po broju s lijeve strane i ime osobe odgovorne za vođenje rasprave s desne strane teme. Ako je vrijeme ograničeno, možete dodijeliti vremenske okvire za svaku temu, navodeći ih pored stavke dnevnog reda.
Navedite "Sljedeći koraci" i "Ostale stavke" kao zadnje dvije stavke dnevnog reda. To će omogućiti vašem sastanku da završi sve stavke akcijskog plana i druge teme koje možda nisu formalno navedene na dnevnom redu.
Savjet
-
Koristite isti format dnevnog reda za sljedeće sastanke ravnatelja. Redatelji će se naviknuti gledati format dnevnog reda i lako pregledati detalje i teme sastanka. Uvjerite se da su vaši programi nepromijenjeni, da imate dovoljno prostora između redaka i jasno pokazati svrhu dokumenta i razlog sastanka.
