U Kako postaviti dnevni red za sastanak naučit ćete 5 stvari koje se moraju uspostaviti kako bi se postigao uspjeh. Dobro napisan program poslužit će vam kako bi vas zadržao na zadatku i na pravom putu dok ste dopustili sudionicima sastanka da se pripreme i osjećaju se opušteno. Oni koji prisustvuju vašim sastancima će vam zahvaliti.
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
E-mail
Uspostavite teme: Odredite razlog sastanka i navedite teme o kojima se mora raspravljati. Potaknite one koji se odluče na sastanak da komuniciraju teme ili predmete koje bi željeli vidjeti uključene u dnevni red. Dajte im rok u kojem morate primiti te prijedloge kako biste ih uključili u taj sastanak.
Utvrdite prioritete: Sada kada imate svoj preliminarni popis stavki, jednostavno provedite određeno vrijeme prioriteta prema redoslijedu važnosti ili prema datumima rokova. Zapamtite, možda nećete imati vremena dotaknuti svaku stavku na svom popisu, tako da će vam određivanje prioriteta pomoći da odlučite koje stavke svakako stavite na dnevni red.
Utvrdite prezentatore: Možda nećete predstavljati svaku stavku ili voditi svaku raspravu. Zapravo, mudri vođa će dopustiti drugima da preuzmu dio vodeće uloge. Nagradite sudionike za njihovu izvedbu i pokažite im povjerenje koje imate u njima. Možda vam je netko prišao oko uključivanja određene točke dnevnog reda za sastanak. Iskoristite tu prigodu kako biste im pružili priliku da prisustvuju sastanku. U krajnjoj liniji, uključite u svoj dnevni red tko vodi kakvu raspravu. Dodijelite voditelje.
Uspostavite raspored: Odredite prikladnu duljinu sastanka i zatim procijenite vrijeme potrebno za svaku pojedinu stavku dnevnog reda. Nemojte se pretvarati da ostvarujete previše u jednom sjedenju. Budite mudri i dopustite dodatno vrijeme za svaku temu. Stavite u neku prostoriju. Vaš raspored poslužit će kao disciplina koja će vam pomoći da se usredotočite i ostanete na pravom putu.
Uspostavite dosljednost: drugim riječima, držite se dnevnog reda. Nemojte dodavati ili preskakati stavke. Nemojte ići preko vremena dodijeljenog određenim temama. Ne gurajte se i ne otkrivajte kada je netko drugi trebao voditi tu raspravu. Dnevni red je jednako djelotvoran koliko i opseg u kojem se slijedi. Vremenom će vaši sudionici poštovati i očekivati dobro napisan program.
Savjet
-
Pribavite svoj završeni dnevni red svojim sudionicima u dovoljno vremena da dođu pripremljeni i ugodni za sastanak. Koristite prethodne programe kako biste lakše radili na tekućim i budućim planovima.
Upozorenje
Pobrinite se da planirate sobu za pomicanje u svoj dnevni red. Nemojte gušiti svoj sastanak s prepunim dnevnim redom koji je čvrsto stegnut.
