Organizirani i razvijeni dnevni red sastanka osigurava da se na određenom sastanku pokriju sve važne teme. Struktura strukture pomaže u usmjeravanju sastanka tako da ne prelazite s jedne teme na drugu, dopuštajući da se poslovanje provodi na učinkovitiji način. Započnite s planom svojeg dnevnog reda i prije sastanka kako biste mogli izraditi nekoliko nacrta i poslati ih sudionicima prije sastanka kako bi im dali do znanja što mogu očekivati.
Zapišite sve teme koje morate pokriti na sastanku. Počnite što je više moguće. Na primjer, napišite "Zakazivanje" koje može sadržavati nekoliko podtema. Koristite bilješke s ranijih sastanaka, e-poštu i informacije koje su vam potrebne kako biste bili sigurni da su sve potrebne teme zapisane.
Komunicirajte s drugim planerima sastanaka ili sudionicima i raspitajte se ima li tema koje trebaju obratiti pozornost. Dajte im rok za predložene teme i stavke tako da imate vremena za bilo koje daljnje istraživanje ili dopisivanje, ako je potrebno, a zatim ih umetnite u pregled.
Organizirajte svoje teme. Potražite teme koje se mogu postaviti pod većom temom. Ako ne, prođite kroz svaku opću temu i podijelite je na određene točke dnevnog reda. Na primjer, dnevni red sastanaka proizvodnje može sadržavati "sukobe probe" i "datume za pamćenje" u temi "Zakazivanje".
Sastavite glavne teme prema redoslijedu važnosti. Odlučite o temama koje bi trebale biti najprije opisane na temelju toga koliko su važne, koliko vremena ćete trebati razgovarati o njima i posebnih razmatranja, kao što je, primjerice, osoba koja taj dio sastanka treba napustiti rano.
Upišite glavne teme u vertikalnom popisu podebljanim slovima, većim fontom, fontom od 14 do 16 točaka. Uvući ili jednom označiti karticu i označiti svaku podtemu izravno ispod glavne teme. Teme i podteme možete brojiti ili pisati po želji. Uključite sve detaljne točke ispod svake podteme.
Metak i uvlačite te stavke, tako da sjede pod podtikom, samo na desnoj strani. Većina softverskih programa automatski se uvlači, označava broj i broj kada pritisnete "Enter" i "Tab" na kraju glavne ili podteme.
Upišite sve potrebne informacije o sastanku u središtu dokumenta, uključujući naslov i datum sastanka, vrijeme, lokaciju, pozvani ili očekivani sudionici te podatke za kontakt organizatora sastanka, vjerojatno sami.
Zapišite ime voditelja svake teme pored glavne ili podteme, ako je primjenjivo. Zabilježite koliko vremena dajete svakoj temi. Provjerite s voditeljem kako biste bili sigurni da ćete joj dati dovoljno vremena.
