Dnevni red poslovnog sastanka koristi se za priopćavanje važnih pitanja o kojima će se raspravljati na sastanku. Ovaj dokument omogućava svim sudionicima da se adekvatno pripreme za teme sastanka.
Dnevni red poslovnog sastanka mora odgovoriti na određena pitanja: Što je tema za raspravu? Zašto bi se o tome trebalo raspravljati? Tko će biti uključen u raspravu? Tko je zadužen za određene teme? Koliko dugo će se tema raspravljati na sastanku?
Stavke koje su vam potrebne
-
Računalo
-
Program za obradu teksta
Izradite novi dokument s Planom sastanka kao naziv i naziv datoteke. Radi vaše udobnosti, možete formatirati naziv datoteke na sljedeći način: Sastanak Agenda_YYYY_MM_DD. Na taj način, kada pogledate svoje mape, lako ćete pronaći bilo koji specifični program.
Unesite datum sastanka, mjesto održavanja i imena ljudi koji prisustvuju sastanku. Ove informacije će se pokazati ključnima, osobito u praćenju napretka određene teme, projekta ili izdanja.
Napravite tablicu s 5 stupaca pod nazivom „Dnevni red poslovnih sastanaka dana (datum sastanka)“.
Kao naslov prvog stupca upišite "Topic". Zatim unesite svaku temu sastanka o kojoj će se raspravljati.
Ključni "ciljevi / ciljevi" kao drugi naslov stupca. Vrlo kratko navedite željeni krajnji rezultat za svaku temu tijekom sastanka.
Kao treći naslov stupca upišite "Team". Obratite pažnju na osobe koje će biti odgovorne za predstavljanje teme ili govor u njezino ime. Ako tema ima vođu tima, svakako napomenite i to.
Ključna „Strategija“ kao četvrti stupac. Navedite kako namjeravate riješiti temu. Primjeri uključuju “brainstorming” kako bi se generirale ideje, “preispitali” kako bi se prešli odabrani ishod ili projekt, “odluka” ako se odluka mora donijeti, ili “informacije” ako se trebaju dijeliti opće informacije.
Upišite "Time" kao peti naslov kolone. Navedite broj minuta koje će svaka tema biti dodijeljena za raspravu. To je potrebno kako bi se održao dobar protok ideja u sobi za sastanke i osigurala struktura za vaš sastanak.
Spremite dokument nakon unosa svih poznatih informacija u svakom retku.
Savjet
-
Tablica je samo osnovni način organiziranja tema za raspravu na sastanku. Možete slobodno formatirati svoj dnevni red poslovnog sastanka drugačije, tako dugo dok su sve stavke uključene.
Važno je izdvojiti dovoljno vremena za raspravu o odabranim temama, ali ne previše vremena, inače će se razgovori nastaviti. Pitajte prezentatore koliko će im vremena trebati predstaviti na svojim temama.
Pobrinite se da svi koji prisustvuju sastanku primaju dnevni red najmanje dan prije predloženog sastanka. To će svima dati vremena da se pripreme i po potrebi dopuste izmjene dnevnog reda.
