Mnoge organizacije imaju problema, a da bi napisali dopis o rješavanju problema trebali biste slijediti određene korake., Prije nego što možete napisati dopis, potrebne su vam sve informacije koje se odnose na problem, kao i uključene osobe. Ponekad je rješavanje problema stvar poboljšanja komunikacije.
Utvrdite ili definirajte problem. Vaš će dopis početi s izjavom o problemu. Ovo je kratak sažetak problema. Pobrinite se da ove informacije stavite na najjednostavniji mogući način kako bi svi sudionici razumjeli problem.
Otkrijte moguće uzroke problema. Vaš akcijski plan može biti usmjeren na uklanjanje uzroka.
Napiši tko i što je pogođeno problemom. Navedite sve pogođene osobe i odjele i objasnite kako. Na primjer, neadekvatan računalni sustav utjecat će na službu za korisnike jer neće moći brzo primati pozive. To može smanjiti profitabilnost tvrtke jer loša korisnička usluga može uzrokovati gubitak tržišnog udjela.
Napravite popis mogućih rješenja problema. Jedno rješenje može biti potpuna nadogradnja računalnog sustava. Još jedno moguće rješenje je zaposliti više predstavnika službi za korisnike koji će obraditi višak poziva zbog lošeg sustava. Zapišite što više rješenja problema kao što možete pronaći.
Preporučite najbolje moguće rješenje. Objasnite zašto je metoda koju ste odabrali najbolja. Odredite tko će vam pomoći u provedbi. Vaša preporuka treba uključivati troškove koji će nastati. Provjerite ima li rješenje vrijeme početka i završetka. Navedite pojedince ili odjele koji će sudjelovati u rješenju.
