Važan sastanak? Predstojeći pokret krvi? Postoji mnogo razloga za slanje uvjerljivog poslovnog dopisa. Svaki dopis mora biti dobro napisan jer predstavlja vas i vaš odjel. I, naravno, želite uvjeriti ljude da prisustvuju, prijave se, daju ili što god tražite od njih. Prateći nekoliko smjernica prilikom izrade uvjerljivih podsjetnika, možete dobiti željene rezultate.
Prepoznajte svoju publiku
Razumjeti čitatelja ili ciljanu publiku. Zabilješka za vaš tim vjerojatno će se razlikovati u tonu od dopisa upravnom odboru. Iako su uvijek profesionalni u prirodi, neki memorandumi moraju biti više formalni u govoru. Drugi čimbenici, kao što su dob, spol i obrazovna razina, također mogu igrati ulogu u pisanju uvjerljivog dopisa.
Navedite svoju temu
Možda će zvučati glupo, jer vi, naravno, mislite da ćete znati o čemu će biti vaš dopis. Ali, pisanje jasne teme za vaše pismo pomaže vam da se usredotočite na točno ono što želite da se dogodi. Navedite to jezgrovito i pomaže vam da dođete do točke bez dodatnih dodatnih komentara. Navedite temu samo za vašu preporuku tijekom pisanja. Ne objavljujete svoju temu čitateljima. Na primjer, vaša tema bi mogla biti "potpomoći pokretanje krvi sljedećeg utorka."
Objasnite Memo
Ooh, to je ona mrska riječ od sedmog razreda kroz srednju školu, "obris." Opustiti. Ovo je samo jedan neformalan skica o tome tko je čitatelj, što želite da učini i zašto bi to trebao učiniti. Nitko to neće vidjeti osim vas; niti jedan gramatičar neće visiti preko vašeg ramena ili uzimati crvenu olovku na njega jer niste uvijek imali točku B da biste otišli s točkom A. Ovaj nacrt vam samo pomaže da naručite svoje misli. Vaš bi nacrt mogao biti samo označeni redoslijedom:
- Podržite pogon krvi sljedećeg utorka.
- Krv spašava živote.
- Potrebne su sve vrste krvi.
- Dogovoriti sastanak.
Dodajte bilješke nacrtu gdje detalji imaju smisla:
- Podržite pogon krvi sljedećeg utorka, 25. rujna, u 8 sati - podne
- Krv spašava živote.
- Potrebne su sve vrste krvi.
- Zakažite sastanak tako da ne morate čekati. Nazovite ____
Držite ga kratko i fokusirano
Počnite pisati pomoću svog nacrta i bilješki. Zapamtite da su dopisi kratki i fokusirani. Ukratko opišite, ali detaljno, ono što želite čitatelju da učini, zašto, kako. Navedite prednosti poduzimanja akcije. Poticanje ljudi da se slože s onim što predlažete i činite kako ste tražili krajnji je cilj uvjerljivog dopisa. No, da biste ljude uvjerili da je ono što predlažete dobra ideja, morate čitateljima dati razloge zbog kojih bi se trebali pridržavati. Recite ljudima što će se steći i dati glavne prednosti toga što tražite.
Uredi i prepiši
Provjerite gramatičke i pravopisne pogreške. Iako je ideja koja stoji iza dopisa važna, i male stvari se računaju. Memorandum će biti uvjerljiviji ako je dobro napisan i bez gramatičkih pogrešaka pri pisanju. Poslovni ljudi imaju visoka očekivanja. Ako je dopis uvjerljiv, ali ima uočljive pogreške, te će pogreške umanjiti utjecaj i učinkovitost dopisa. Nakon prvog nacrta, stavite ga na stranu i vratite se za nekoliko minuta ili nekoliko sati, ovisno o tome koliko vremena imate prije nego što ga trebate poslati. Ponovno pročitajte dopis i unesite izmjene za koje mislite da će ih poboljšati.
Na primjer, ako mislite da bi se moglo koristiti više uvjeravanja, napravite malo istraživanja za uvjerljive činjenice:
- Podržite pokret krvi sljedećeg utorka, 25. rujna, od 8 do 12 sati.
- Krv spašava živote. Samo prošle godine, ____ litara krvi korišteno je u našoj lokalnoj bolnici zbog hitnih slučajeva i transfuzija. Sve zahvaljujući davateljima krvi.
- Potrebne su sve vrste krvi.
- Nazovite ____ kako biste zakazali sastanak tako da ne morate čekati.
Prvo zatražite povratne informacije
Prije slanja dopisa, primite povratne informacije od drugih. Zamolite nekoliko ljudi čija su mišljenja vrijedna da ih pročitate prije slanja. Pitajte bi li ih se uvjerilo da poduzmu akciju, a ako ne, zašto. Poslušajte sve prijedloge i pokušajte uključiti bilo kakve korisne ideje u dopis. Uvjerljiv dopis obično traje nekoliko nacrta prije nego što je dovoljno dobar za distribuciju.
