Sve financijske transakcije za bilo koju organizaciju konačno su knjižene u glavnu knjigu na ovaj ili onaj način. Kada se raèunalni program koristi za raèunovodstvo, veæina financijskih podataka objavljuje se u pod-knjizi - poput obveza prema dobavljaèima ili potraživanja - koja automatski postavljaju u glavnu knjigu. Međutim, neki unosi moraju biti knjiženi izravno u glavnu knjigu. Transakcije koje se često knjiže izravno u glavnu knjigu su kapitalni izdaci, razgraničenja kamata, akumulacija amortizacije, prilagodbe koje će se ukinuti u sljedećem obračunskom razdoblju, i druga usklađenja računa koja se ne mogu izvršiti putem pod-knjige. Prilikom knjiženja u glavnu knjigu potrebno je poduzeti dodatne mjere opreza kako bi bile točne, jer ispravljanje pogrešaka s više unosa glavne knjige čini neurednu računovodstvenu evidenciju. Osim toga, knjiženje u glavnu knjigu nije komplicirano.
Okupite sve dokumente vezane uz unose koje trebate poslati u glavnu knjigu. To mogu biti ugovori o kupnji, ugovori o zakupu ili zajmu, planovi amortizacije i planovi amortizacije.
Pripremite proračunsku tablicu na računalu ili na papiru s pojedinostima o svakoj stavci glavne knjige koju je potrebno knjižiti. Uključite potpuni opis unosa glavne knjige, točan račun koji će se teretiti i iznos, a zatim odgovarajući račun koji će biti odobren i iznos. Zadržite iznose zaduženja u stupcu s lijeve strane i bodove u stupcu s desne strane.
Ukupna zaduženja i krediti za sve stavke glavne knjige i pobrinite se da su ukupni iznosi debita i kredita isti. Ako ste pripremili proračunsku tablicu na računalu, ispišite je za referencu dok unosite podatke u modul glavne knjige.
Pristupite modulu glavne knjige u svom računovodstvenom programu na računalu. Provjerite je li datum za vašu glavnu knjigu postavljen na razdoblje u kojem želite objaviti svoje unose. To je važno jer se unosi često objavljuju u glavnoj knjizi nakon isteka razdoblja. Na primjer, dok je trenutni mjesec zapravo svibanj je veljača, možda objavljujete glavne knjige u siječnju, tako da u ovom slučaju provjerite je li datum glavne knjige postavljen na siječanj.
Upišite stavke glavne knjige u modul glavne knjige prema korisničkom priručniku za računovodstveni softver.
Ispišite izvješće o neobjavljenim stavkama glavne knjige. Pročitajte unose u glavnoj knjizi, provjerite s proračunskom tablicom (i dodavanjem traka stroja ako je potrebno) koje ste već pripremili. Napravite sve potrebne ispravke stavki glavne knjige. Ne šaljite još u glavnu knjigu.
Napravite sigurnosnu kopiju podataka u glavnoj knjizi. Jasno označite sigurnosnu kopiju podataka glavne knjige i pohranite je na sigurno mjesto.
Objavite svoje stavke glavne knjige prema korisničkom priručniku za vaš računovodstveni softver. Ispišite potpuni zapis unosa koje ste knjižili u glavnu knjigu. Pohranite ih u odgovarajuće datoteke ili knjige knjiga kao dio Vaših stalnih računovodstvenih evidencija.
Savjet
-
Uvijek temeljito dokumentirajte sve unose koje knjižite u glavnu knjigu, jer nikada ne možete biti sigurni da ćete kasnije biti u mogućnosti objasniti unose u glavnu knjigu. Čuvajte svoju dokumentaciju na sigurnom mjestu kao dio trajnih računovodstvenih evidencija. Ako ne koristite računalo, ali umjesto toga obavljate računovodstvo samo na papiru, ručno zabilježite ili pošaljite unose glavne knjige upravo u svoje knjige u opće prihvaćenom računovodstvenom formatu, pazeći pritom da ažurirate stanja svih uključenih računa. Uvijek temeljito dokumentirajte svoje stavke glavne knjige i pohranite svoje računovodstvene evidencije na vrlo sigurno mjesto.
