Glavna knjiga je datoteka ili knjiga u kojoj tvrtka bilježi sve svoje financijske transakcije. Na početku svake fiskalne godine pokreće se nova glavna knjiga s početnim stanjem. Tijekom te godine, knjigovođa ili računovođa će unijeti svaku transakciju, odvojenu na dodijeljene račune. To se obično radi pomoću kodova računa koje je dodijelila tvrtka. Ne samo da glavna knjiga pomaže poslovnoj stazi gdje je novac otišao, nego također pomaže u predviđanju što će biti potrebno u narednoj fiskalnoj godini.
U prvu ćeliju proračunske tablice ili gornji lijevi prostor u knjizi tvrdih kopija unesite "G / L Code". Ovdje se unose kodovi konta glavne knjige. Svaka šifra računa dodjeljuje se određenom odjelu ili kategoriji, kao što su uredski materijal, poštarina ili pravne usluge.
U drugu ćeliju proračunske tablice ili drugi prostor u prvom retku knjige unesite "Datum fakture". U ovom stupcu, odgovorna osoba će unijeti datum kada je došlo do odobrenja ili zaduženja. Unesite "Broj fakture" u sljedeću ćeliju.
U sljedeće tri ćelije ili razmake, unesite "Zahtijevano od", "Količina provjere" i "Plaćeno za". Osoba odgovorna za vođenje glavne knjige ući će tko je tražio ček, za koliko i za koga je napravljen. U sljedećoj ćeliji ili prostoru unesite "Svrha" kako bi se omogućio detaljan opis izdataka.
U konačnom prostoru ćelije ili knjige u prvom retku unesite "Stanje." Unesite početnu bilancu za fiskalnu godinu u prvu ćeliju ovog stupca ispod naslova.
Unesite formulu za automatsko umetanje preostalog iznosa u stupac "Stanje" ako koristite program za proračunske tablice kao što je Microsoft Excel. Sintaksa za ovu formulu bila bi "= Zadnje stanje - iznos provjere." Ako koristite knjigu na papiru, ravnotežu ćete morati izračunati ručno.
Savjet
-
Ako tvrtka koristi više podračuna pod jednim G / L kodom, kao što su kodovi za uredski materijal koji se naplaćuju određenim odjelima, koristite različite kartice radnog lista ili stranice glavne knjige za svaki odjel koristeći saldo proračuna svakog odjela.
