Snimanje prijedloga na sastancima bitan je dio procesa upravljanja bilo kojom organizacijom. Zadatak može biti zamoran, ali ključan. Na tajniku sastanka je prepoznati da nije važno bilježiti sve što je rečeno, već samo ono što je učinjeno ili odlučeno na sastanku. Prijedlozi su posebno važni jer pružaju čvrste temelje za kasniju akciju, pa čak i ljudi koji su prisustvovali sastanku možda će se morati vratiti i konzultirati zapisnike kako bi točno zapamtili što su pristali učiniti.
Zabilježite osnovne podatke relevantne za sastanak, posebno datum i imena sudionika. Zabilježite svakoga tko je bio odsutan i prisutnost bilo koga s punomoćnikom koji zastupa one odsutne članove odbora.
Zabilježite standardne postupke koje slijedi odbor, koji mogu uključivati elemente kao što su potvrda zapisnika s prethodnog sastanka, uvodna poruka (bilješka tko je dostavio poruku, a ne sadržaj poruke) i tako dalje. Imajte na umu da li je ovo bio redoviti sastanak ili je to bila posebna sjednica koja je sazvana za neuobičajene svrhe, kao što je hitan sastanak o proračunu.
Označite početak prijedloga tako da riječ "MOTION" stavite velikim slovima ili ga podcrtate, nakon čega slijedi ime osobe koja je predložila prijedlog (na primjer "MOTION by pukovnik Mustard").
Snimite kretanje točno onako kako je navedeno. Prijedlog se može predstaviti kurzivom. Ako se raspravlja o preciznom tekstu prijedloga prije glasovanja, nemojte bilježiti raspravu, samo predstavite točan jezik konačne verzije prijedloga (na primjer, "prijedlog pukovnika Mustarda: Odbor odlučuje formalno osuditi profesora Pluma zbog prijetnje gospodinu Greenu svijećnjaka. ")
Zabilježite rezultate glasovanja. Odbori mogu odlučiti da zabilježe kako su svi u odboru glasovali (da, ne, uzdržali se), broj bez pojedinačnih odluka (donesenih 5 do 3), ili samo rezultat (usvojen).
