Za mnoge tvrtke slanje i primanje faksova je svakodnevna pojava. Faksiranje je toliko uobičajeno da je lako ući u neformalnu komunikaciju. Nakon nekoliko jednostavnih koraka pomoći ćete da vaši faksovi izgledaju profesionalno. Prakticiranje ispravnog faks bontona osigurat će da vaše poslovanje održava profesionalni ugled koji ste tako teško radili.
Slanje faksova
Uvijek zapamtite da je faksiranje dokumenata poslovni proces. Kao takve, imajte na umu ove osnovne smjernice:
-
Uvijek uključite naslovnu stranicu bez ikakvih nepotrebnih informacija ili umjetničkih djela. Na naslovnicu uključite svoje ime i podatke za kontakt, broj stranica (uključujući naslovnicu faksa), primatelja i sve druge relevantne informacije. Zapamtite, primatelj faksa možda neće biti jedini koji vidi dokument, stoga svakako zadržite profesionalni naslovni naslov faksa.
-
Nakon slanja faksa, obavite poziv primatelju. To ne zahtijeva detaljnu raspravu o sadržaju faksa. Jednostavno potvrđujete da je faks primljen. Prikladno je u ovom razgovoru pustiti osobu da zna da vas slobodno mogu nazvati s bilo kakvim naknadnim pitanjima na faksirane materijale u njihovu korist.
-
Koristite diskreciju prilikom faksiranja osjetljivih ili povjerljivih informacija. Ako šaljete podatke osobne prirode, nazovite ih unaprijed kako biste osobu obavijestili da unaprijed šaljete faks. Jedan od načina izbjegavanja ove vrste problema je korištenje usluge faksiranja na mreži. Te usluge šalju se faksom izravno na osobno računalo.
-
Budite oprezni pri slanju neželjenih materijala. Svatko tko radi u uredu zna kako neugodno oni oglasi za jeftinije zdravstveno osiguranje i popuste putovanja na Havajima može biti. Ako šaljete neželjene faksove klijentima, učinite to samo u rijetkim slučajevima kada je to opravdano. Ako dobijete zahtjev od primatelja tražeći da ne primate takve faksove, poštujte njihove želje i uklonite ih s popisa.
Primanje faksova
Kao i kod slanja faksova, postoje pravila o etiketi oko primanja faksova:
-
Poštujte privatnost primljenih povjerljivih faksova. Ne dijelite osobne podatke sa svojim suradnicima koji su namijenjeni isključivo vašem pregledavanju.
-
Ne ostavljajte osjetljive faksove da leže okolo gdje bi ih drugi mogli vidjeti. Tretirajte faksove kao što ste vi i sve druge povjerljive papire.
-
Ako primite faks pogreškom, obavijestite ga o tome pošiljatelju. Obično se od vas traži da uništite sve faksove koje ste primili pogreškom.
