Mnogi se ljudi klone kad čuju da moraju prisustvovati poslovnom sastanku. Boje se da će to biti gubljenje vremena koje počinje kasno i ne ostvaruje ništa ili će njime dominirati jedna ili dvije osobe. Ovi uobičajeni problemi mogu se izbjeći korištenjem pravilnog etiketa poslovnih sastanaka. Pravila o bontonu omogućuju vam učinkovitije vođenje sastanka i osiguravanje njegove produktivnosti.
dnevni red
Napravite dnevni red prije sastanka i podijelite ga svima koji su pozvani da prisustvuju. To će omogućiti ljudima da odluče hoće li zaista biti prisutni na sastanku. Inače bi se netko mogao pojaviti i otkriti da program za njega ili nju zapravo nije relevantan. Dnevni red je također neutralni kamen temeljac koji će usredotočiti sastanak. Ako rasprava počne lutati, možete reći nešto poput: "Prema dnevnom redu, trebali bismo govoriti o tome što nam je potrebno za uvođenje novog proizvoda. Vratimo se na tu temu."
Raspored
Rasporedite dovoljno vremena za sastanak kako biste mogli ostvariti stavke na dnevnom redu bez traženja od sudionika da naprave preveliku vremensku obvezu. Započnite sastanak odmah kako biste nagradili ljude koji su se na vrijeme pojavili. Ako se naviknete na kašnjenje, to će nagraditi ljude koji se obično pojavljuju nekoliko minuta nakon određenog vremena početka. Ako imate reputaciju da počnete točno na vrijeme, ljudi će naučiti kako se pojaviti u pravo vrijeme kako bi izbjegli neugodnost hodanja nakon što je sastanak već počeo.
Završite sastanak u određeno vrijeme. Ovo pokazuje poštovanje prema rasporedima drugih ljudi, budući da su neki od vaših sudionika možda zakazali i druge obveze nakon sastanka. Ako postoji nedovršeni posao, zakažite još jedan sastanak.
Sudjelovanje
Potaknite sudjelovanje svih u sobi i održite sigurno okruženje za ulaz. Ljudi se mogu bojati govoriti ako vjeruju da će ih jedan ili dva dominantna suradnika odmah srušiti. Provedite pravilo "Samo jedna osoba govori u isto vrijeme" i to strogo provodi. Ako netko pokuša prekinuti, recite: "Ovo je Sherryino vrijeme da progovori. Sjetite se, svi smo se složili da nitko neće prekinuti kada netko drugi govori." Ako neki sudionici još uvijek nerado daju svoj doprinos, pokušajte s metodom kao što je odlazak po sobi kako biste dobili povratne informacije svake osobe o dotičnoj temi. Na taj način, sramežljiva osoba ne mora brinuti o pronalaženju pravog vremena da progovori.
Zaključak
Na kraju sastanka sažmite što se raspravljalo i sve odluke koje su donesene. Potvrdite sve radnje, ljude koji bi trebali postupati s njima i rokove. To daje polaznicima priliku da progovore ako se ne slažu sa sažetkom. Ako su svi na istoj stranici, pomoću sažetka stvorite bilješke sastanka i odmah ih pošaljite. Ne bi smjeli izlaziti poslije dana nakon sastanka.
