Praćenje i vrednovanje postupaka nabave sastavni je dio upravljanja organizacijom. Postupak nabave zaslužuje visoku pozornost uprave kako bi se osiguralo da ne postane žrtva prijevare i korupcije. Postupci nabave moraju uključivati učinkovite kontrole kako bi se postigla odgovornost i transparentnost. Kontinuirano praćenje i ocjenjivanje procesa nabave od strane uprave uspostavlja integritet i usklađenost sa zakonima i etičkim standardima.
Identificirajte postojeće unutarnje kontrole i rade li kontrole kako je predviđeno. Nijedna mogućnost ne bi trebala postojati da bi bilo koja od kontrola nadjačana. Ključne interne kontrole za procjenu uključuju podjelu dužnosti, nadzorne kontrole, kontrole primanja, kontrole autorizacije i kontrole bilježenja.
Izradite kontrolni popis usklađenosti kako biste utvrdili poštuju li se postupci nabave. Kontrolni popis treba izraditi uz suradnju zaposlenika i uprave. Sudjelovanjem u izradi kontrolnog popisa, zaposlenik se u biti obučava i ima veću svijest o procesu. Dobar kontrolni popis za usklađivanje jača postojeće procedure i prevodi ciljeve pravednosti, otvorenosti i konkurencije.
Izvršite procjenu rizika da biste mapirali ili identificirali moguće probleme, slabosti ili područja visokog rizika. Identificirajući pokazatelje ili „crvene zastavice“, organizacija može osigurati da postoje odgovarajuće interne kontrole kako bi se spriječile nepravilnosti. Identificirajući rizike, sukobi interesa i učestalost prijevare i korupcije mogu se ograničiti.
Pratiti specifične nabave kroz cijeli proces nabave. Razmotriti je li nabava osigurala otvoreno natjecanje i je li transparentna i bez diskriminacije određenih dobavljača. Odredite je li korištena metoda nabave bila prikladna za robu ili uslugu koja se stječe i osigurajte da je ona adekvatno dokumentirana.
