Da biste iskoristili propise o poreznoj upravi koji se odnose na stipendije, organizacija mora podnijeti zahtjev za prethodno odobrenje prije dodjele novčanih sredstava. Uspostava stipendija u skladu s IRS pravilima podrazumijeva uspostavljanje postupaka odabira stipendija, dostavu svih traženih informacija i podnošenje papirologije saveznoj poreznoj agenciji.
Definicije IRS-a
Upute i propisi u službenim publikacijama IRS-a koji daju smjernice o ispravnom utvrđivanju stipendija često se odnose na potpore. Definicija "bespovratnih sredstava" IRS-a uključuje stipendije. U uputama agencije tvrtkama, organizacijama i pojedincima da podnesu zahtjev za prethodno odobrenje za dodjelu bespovratnih sredstava, to također znači stipendije i stažiranje, među ostalim troškovima.
Potrebno je unaprijed odobrenje
Ako se osobi dodijeli bespovratna sredstva za financiranje obrazovanja ili putovanja prije dobivanja odobrenja IRS-a za postupke dodjele bespovratnih sredstava organizacije, novčana naknada se tretira kao oporezivi rashod prema propisima IRS-a.
Dobivanje odobrenja
Stipendije se moraju dodijeliti ne-diskriminatornoj osnovi za primatelje, a objektivni postupci koji se koriste u procesu moraju biti potvrđeni kako bi se dobilo odobrenje IRS-a. IRS također zahtijeva da organizacija odabere stipendiste koji će najvjerojatnije uspjeti u financiranoj aktivnosti i nadzirati primatelje stipendija kako bi utvrdili jesu li ispunjene obveze. IRS propisuje da ne postoji prototip za metodologiju koju organizacija odabere da zadovolji ove smjernice: Svaka organizacija može razviti svoje vlastite procedure u uspostavljanju i dodjeljivanju stipendijskih sredstava sve dok konačni rezultati budu u skladu sa saveznim propisima.
Programi tvrtke
Programi stipendiranja koje tvrtke stvaraju kako bi dodijelili nagrade zaposlenicima ili rođacima zaposlenika tretiraju se nešto drugačije prema pravilima IRS-a. Za uspostavu ovog programa stipendiranja, tvrtka također mora zatražiti prethodno odobrenje. Osim ispunjavanja zahtjeva IRS-a koji reguliraju sve programe dodjele bespovratnih sredstava, tvrtka se mora pridržavati dodatnih propisa. To uključuje poštivanje načela za dodjelu nagrada za napredovanje u obrazovanju za primatelje, a ne kao dodatnu naknadu za odabrane zaposlenike. Nezavisni odbor mora odabrati primatelje, a stipendije se ne mogu koristiti kao dio paketa naknada za zaposlenike.
Podnošenje papirologije
Organizacije koje traže unaprijed odobreno oslobađanje od poreza za program bespovratnih sredstava mogu podnijeti obrazac 894 IRS-a - Zahtjev za raznovrsnu odluku. Nakon što organizacija dobije IRS unaprijed odobrenje sustava nagrada, entitet je tada slobodan primijeniti iste standarde i postupke na dodatne programe bespovratnih sredstava bez traženja prethodnog odobrenja od IRS-a.
