Robertova pravila reda široko su prihvaćena smjernica o tome kako bi skupine trebale voditi sastanke i donositi odluke zajedno. Kao službeni zapis o tome što se događa na svakom sastanku, zapisnici su ključni resurs u bilo kojem procesu donošenja odluka u grupi. Zapisnici sastanka nisu nužno uzbudljivi, ali trebaju biti jasni i lako razumljivi. Postoji precizna metoda vođenja minuta prema Robertovim pravilima; praćenje ove formule olakšava budućim čitateljima da prate i razumiju postupak i njihov rezultat.
Počevši od Robertovih pravila o zapovijedima
Svaki zapisnik sastanka, prema Robertovim pravilima, treba sadržavati iste detalje, koji će čitatelju dati opće razumijevanje svrhe sastanka. Uvijek počnite s prvim odlomkom koji uključuje:
- Vrsta sastanka, redovitog, posebnog, godišnjeg, redovnog ili odgođenog.
- Datum, vrijeme i mjesto sastanka. Ako se svi sastanci održavaju na istom mjestu, izostavite taj detalj
- Naziv organizacije koja se sastaje
- Potvrda da su predsjedavajući i tajnik organizacije prisutni na sastanku. Ako nisu, navedite imena pojedinaca koji zamjenjuju svaku od njih
- Navedite jesu li pročitani i odobreni zapisnici prethodnog sastanka. Ako prethodni sastanak nije bio redoviti sastanak, dodajte datum tog sastanka.
Glavno tijelo zapisnika
Većina preostalog zapisa bit će ispunjena detaljima o sastanku. Zapisnik tajnika može snimiti sastanak i pripremiti zapisnik kasnije, kako bi se osigurao pravedan i potpun zapis svih podataka o sastanku. Uvijek držite sekundarnu metodu snimanja, kao što je prijenosno računalo ili prijenosno računalo, plus olovke i papir, u slučaju da primarna metoda ne uspije.
Uključite sve službene točke za raspravu na sastanak. Izradite detaljne bilješke o:
- Sve prijedloge na sastanku, zajedno s imenom osobe koja je podnijela zahtjev.
- Zahtjevi za postavljanje pitanja pred tijelom na sastanku.
- Konačna formulacija i dispozicija svih prijedloga.
- Informacije o svakom glasovanju, uključujući glasovanje o glasovanju, broj glasova ili glasovanje.
- Je li skupština ušla u kvazi-odbor ili odbor cijele te rezultate tog čina.
- Svi postupci i žalbe, kao i njihova dispozicija, uz sve razloge koje je predsjedatelj dao za svaku odluku.
- Zapisnik o bilo kakvim neurednim komentarima koje je član mogao učiniti, što je dovelo do toga da ga predsjednik nazove neurednim.
- Sve ostale službene rasprave održane u sobi.
Završetak zapisnika sa sastanka
Posljednji odlomak zapisnika treba sadržavati sve završne napomene koje je dao predsjedatelj, kao i vrijeme kada se sastanak službeno odlaže. Ako je na sastanku bilo prisutnih govornika, zabilježite njihova imena i temu njihovih prezentacija u ovom posljednjem odlomku. Potpišite zapisnik sastanka i neka ga vaš predsjednik potpiše. Potpis tajnika zapisnika je pravni dokaz autentičnosti ovog dokumenta, stoga je ključno da ga potpišete prije nego što ga pošaljete ili ga proslijedite drugima.
