Sustavi arhiviranja medicinskih zapisa omogućuju dobavljačima da sigurno pohranjuju informacije i učinkovito ih dohvaćaju. Sustavi arhiviranja također štite podatke koji se mogu identificirati. Vrsta zdravstvenog informacijskog sustava koju pružatelj često koristi ovisi o vrsti objekta, njegovoj veličini, broju pacijenata koje tretira i količini zapisa koje čuva. Manje ustanove koje pružaju specijaliziranu skrb za manje pacijenata mogu odabrati papirnatu evidenciju, dok veće organizacije s više odjela i lokacija mogu koristiti elektroničke zapise. Neki pružatelji skrbi koriste hibrid papira i elektroničkih sustava arhiviranja medicinskih zapisa.
Medicinski zapisi: Dobro za pacijenta i pružatelja usluga
Medicinski zapisi podržavaju kvalitetnu skrb za pacijente i pomažu osigurati da oni koji pružaju skrb budu plaćeni na odgovarajući način. Dokumentirajući simptome, dijagnoze i tretmane, pružatelji mogu koristiti povijest bolesti kako bi pomogli pacijentima da ostanu zdravi i brže se oporave od bolesti. Oni također mogu biti plaćeni brže jer osiguravajuće tvrtke često zahtijevaju dokaz kvalitete skrbi.
Standardi prenosivosti i odgovornosti za zdravstveno osiguranje (HIPAA) pomažu u zaštiti vaše privatnosti pružanjem smjernica o tome što, kada i kako se informacije o vašoj skrbi mogu dijeliti. Svi zdravstveni djelatnici moraju se pridržavati tih standarda, bez obzira na vrstu sustava arhiviranja koji koriste. Kako bi podijelili određene informacije, oni moraju dobiti vaš pisani pristanak i potpisani obrazac za izdavanje. Primjerice, vaš susjed ne može nazvati svog liječnika i saznati jeste li pacijent, a kamoli zašto ste vidjeli liječnika. Čak i vaš suprug treba potpisan obrazac za oslobađanje kako biste mogli razgovarati sa svojim liječnikom. Osiguravajuća društva imaju pristup ograničenim informacijama, kao što su kodovi naplate osiguranja, ali nisu upoznati s drugim detaljima o vašoj skrbi.
Papirni sustavi: organizirani po abecedi ili numerički
Sustavi za arhiviranje medicinskih zapisa na papiru zauzimaju puno prostora. Police, ormari i ladice s mapama u boji su uobičajene.
Ove vrste sustava razlikuju se ovisno o količini dostupnih linearnih inča za pohranu zapisa i načinu na koji su zapisi organizirani. Zapisi se obično organiziraju abecednim ili numeričkim putem.
Numerički sustavi arhiviranja uključuju sljedeće.
- Pravo, ili uzastopno, podnošenje: Medicinski zapisi pohranjeni su kronološkim redom prema broju pacijenta (tj. Datumu u zapisniku datuma-mjeseca-godine).
- Podnošenje završnih znamenki: Također poznat kao sustav obrnutog brojčanog popunjavanja, to je suprotno od ravnog numeričkog u tome što su zapisi razvrstani prema posljednjoj znamenki (tj. Godini u zapisu datuma-mjeseca-godine).
Papirnate mape obično se čuvaju iza zaključanih vrata i zaključanih ladica. Uredski radnici prate zahtjeve za zapisima i lokaciju zapisa, kao što je sustav za odjavu koji zahtijeva da netko potpiše zapis. Samo nadzornici mogu pristupiti zapisima nakon radnog vremena, prema potrebi.
Sustav elektroničkog arhiviranja: lakše je dijeliti
Elektronički medicinski karton je digitalna verzija papirnatog grafikona koji sadrži povijest pacijenta u jednoj praksi. Pružatelj koristi EMR za identifikaciju pacijenata za preventivne posjete i preglede, praćenje zdravlja pacijenata, praćenje podataka i poboljšanje kvalitete skrbi.
Uz EMR, korisnik može pristupiti samo određenim informacijama koje su potrebne iz zapisa. Na primjer, ako korisnik ne mora vidjeti povijest cijelog pacijenta, sustav omogućuje pristup samo informacijama koje su im potrebne za obavljanje posla. EMR sustavi koriste sigurnosne mjere kako bi spriječili neovlaštene korisnike pristup zaštićenim zdravstvenim informacijama, poput povijesti bolesti. To pomaže da se osigura zadovoljavanje standarda HIPAA-e, uz istovremeno omogućavanje lakšeg pristupa odobrenim strankama.
Robusni elektronički zdravstveni zapisi također uključuju administrativne podatke i podatke o naplati. EMR-ovi se mogu dijeliti između praksi kako bi se poboljšala kvaliteta skrbi, ali razmjena podataka između pružatelja usluga i objekata i dalje mora biti izvršena u skladu s propisima HIPAA-e. Veliki proizvođači softvera kao što su Cerner, Epic, McKesson i Meditech pružaju sustave arhiviranja koji korisnicima omogućuju pristup informacijama za pojedine pacijente tako što ih traže po imenu. Sustavi elektroničkog arhiviranja također korisnicima omogućuju pregled informacija za skupine pacijenata, kao što je traženje zajedničkih demografskih podataka ili povijesti bolesti, kako bi se poboljšalo zdravlje zajednica - primjerice, identificiranjem osobe koja je potrebna za imunizaciju.
Hibridni sustavi: kombiniranje elektroničkih i papirnatih zapisa
Neke medicinske prakse koriste elektroničke zapise i papirnate zapise. Mogu ispisivati digitalne informacije, skenirati papirnate zapise i pristupiti informacijama iz bilo kojeg tipa sustava, tako da su njihovi elektronički i papirni sustavi kompatibilni.
Na primjer, neke prakse koje koriste EMR ažuriraju svoje datoteke skeniranjem podataka o papiru. Ili će ispisivati informacije iz elektroničkog zapisa kako bi ih pružatelj skrbi mogao imati na papiru prilikom liječenja pacijenta.
Politike i procedure ustanove trebaju odrediti koji će dijelovi zapisa biti na papiru i koji će se dijelovi pohraniti elektronički. Svi novi zapisi pohranjuju se u odgovarajućem formatu. Ako je dio zapisa na papiru, trebao bi se odnositi na mjesto elektroničkog dijela.
