Sve organizacije zahtijevaju dobro upravljanje zapisima, od vremena kada se generiraju zapisi dok se ne izbrišu iz sustava. Nepostojeći ili loše planirani sustavi arhiviranja dovode do poteškoća u podnošenju i pronalaženju zapisa ili nedostatku učinkovitosti u upravljanju protokom informacija. Oni također mogu postaviti pravna pitanja zbog izgubljenih zapisa ili neurednog vođenja evidencije. Dobro dizajnirani sustavi arhiviranja koriste abecedne, alfanumeričke ili numeričke oznake, generirajući učinkovito upravljanje zapisima i proizvodeći profesionalnije vođene organizacije.
Objašnjenje numeričkih sustava arhiviranja
Numerički sustavi pohranjivanja dodjeljuju brojeve svakoj datoteci ili zapisu koji sadrže informacije. Numeriranje se može izvući iz samog zapisa (npr. Brojevi narudžbenica), datoteke numeriranja u redoslijedu generiranja zapisa (od 1 do 1.000), koristeći numeriranje po sekcijama gdje su datoteke numerirane u odjeljcima - ili kategorijama - kao 100, 200, 300 itd., pripadaju određenim podnaslovima teme ili koriste decimale (slično Deweyevom decimalnom sustavu). Numerički sustavi arhiviranja često uključuju indeks datoteka za pomoć pri pronalaženju zapisa.
Organizacija i održavanje naloga
Numeričko kodiranje omogućuje pomicanje čitavih dijelova zapisa uz održavanje pravilnog sekvenciranja. Zapisi se snimaju uzastopno, s desna na lijevo i odozgo prema dolje. Ravno numeričke datoteke organizirane su u uzastopnom, uzlaznom redoslijedu - najniži do najveći broj. Duplex-numeričke datoteke imaju dva ili više skupova brojeva, razdvojene crticama, zarezima ili razmacima, i pohranjeni prema početnom skupu nakon kojeg slijede sljedeći brojevi. Kronološko-numerički sustavi indeksiraju datoteke po godini, mjesecu i danu.Brojčani sustavi s terminalnim znamenkama omogućuju grupiranje datoteka na police, organiziranje datoteka po zadnjem broju (dvije do četiri znamenke) kao primarnog elementa arhiviranja i popunjavanje zapisa uzastopno posljednjim brojem, srednjim brojem, zatim prvim brojem. Zahtjevi za prostor na polici lako se određuju grupiranjem zapisa po numeričkim sekcijama - 10s, 100s, 1000s zapisa po polici ili policama. Osim toga, organizacija zapisa dodatno je pojačana indeksiranjem datoteka.
Točnost
Sustavi za pohranu velikih količina podataka - datoteke koje se često preuzimaju i ponovno pohranjuju - u kombinaciji s oznakama označenim bojama, brže dohvaćaju datoteke i ponovno se polažu, te uklanjaju zabunu tamo gdje broj pada u nizu. U sustavima terminalnih znamenki, primjerice, konačni broj je kodiran jednom bojom, srednji broj dobiva zasebnu boju, a prvi broj dobiva vlastitu boju. Kako se mijenja prvi, srednji i zadnji broj, tako i boja. Boja služi kao vizualni trag za povećanje brzine i učinkovitosti u podnošenju.
Brzina arhiviranja
Numerički sustavi arhiviranja u kombinaciji s kodiranjem boja povećavaju brzinu zapisivanja i dohvaćanja zapisa - čak i kada dohvatite datoteku, znači da se u indeksu identificira broj datoteke - jer službenik za datoteke ima trenutačnu svijest o lokaciji datoteke prema datotečnoj skupini. U slučaju spajanja organizacija, gdje pojedine organizacije imaju različite sustave numeriranja, numerički kodovi ne moraju se mijenjati. Dodavanje datoteka u prostor za datoteke brže je jer se datoteke s malim brojem (6 znamenki) pohranjuju s lijeve strane datoteka s većim brojem (7 znamenki).
povjerljivost
Numerički sustavi pohranjivanja pozitivno identificiraju specifične zapise uz zadržavanje povjerljivosti, što je posebno važno u medicinskim evidencijama, evidencijama korisnika i zaposlenika, eliminirajući bilo kakve osobne identifikacijske oznake. Numerički sustavi pohranjivanja spremno udovoljavaju HIPAA pravilima.
