Dobro održavan sustav arhiviranja omogućuje brz pristup ključnim informacijama i uštedu novca tvrtke uštedom vremena. Tvrtke, škole, vladine agencije, pa čak i svakodnevni ljudi koriste sustave arhiviranja kako bi održali svoje poslove organizirane. Odaberite između četiri različite vrste sustava arhiviranja za vaš ured. Svaka nudi svoje prednosti i nedostatke.
Abecedni sustav arhiviranja
U abecednom dosjeu uredite zapise prema imenu - ime osobe, tvrtke ili subjekta - u skladu s slovima abecede. Koristite ovaj sustav arhiviranja pomoću dvije različite metode. Aktualni abecedni sustav arhiviranja, poznat i kao sustav rječnika, pojedinačne zapise pohranjuje abecednim redom. Ti sustavi pohranjivanja podataka dobro rade kada pohranjuju mali broj zapisa, manje od 5.000 datoteka, tvrdi Ancom, tvrtka za arhiviranje podataka.
Ovaj se sustav pokazao problematičnim kada imate puno klijenata ili korisnika koji dijele isto ime. Koristite geografski sustav - koji se također naziva enciklopedijom ili klasificiranim sustavom - za organiziranje većih zapisa. U ovom sustavu grupirajte predmete zajedno u široke kategorije na temelju mjesta kao što su grad, županija ili država. Kategorije i datoteke unutar svake kategorije raspoređene su abecednim redom.
Numerički sustav arhiviranja
Kada koristite numerički sustav arhiviranja, dodijelite brojeve svakoj datoteci i rasporedite brojeve u nizu. Datoteke za osobe s istim nazivom neće imati dvostruke naslove kao u abecednom sustavu. Ovaj sustav također nudi bolju povjerljivost datoteka jer se imena datoteka ne prikazuju i dobro rade pri rukovanju velikim količinama datoteka. Umjesto dodjeljivanja datoteka broju, upotrijebite kronološki sustav koji postavlja datoteke prema datumu.
Sustav arhiviranja terminalnih znamenki
Kada koristite datoteku s brojčanim oznakama, dodijelite brojeve datoteka u redoslijedu, ali ih upišite u skladu s posljednje dvije znamenke. Ancom daje primjere pronalaženja datoteke s brojem 17234. Prvo idite na odjeljak sustava za arhiviranje, zatim potražite 72 područje tog odjeljka i konačno potražite datoteku 1. Ovaj sustav dobro radi kada čuva više od 10.000 datoteka.
Alfanumerički sustav arhiviranja
Koristite oba slova i brojeve za organiziranje datoteka u alfanumeričkom sustavu arhiviranja. Na primjer, upotrijebite dva slova za označavanje stanja u kojem klijent živi, nakon čega slijedi broj koji označava njegov broj računa. To omogućuje lakše presorting kada je potrebno izvaditi veliku količinu datoteka s istog mjesta.
