Pisanje internog poslovnog pisma uključuje razumijevanje publike i fokusiranje na određeni cilj. Bez obzira na temu, razmatranje publike i tona ključno je za izbjegavanje sukoba, konfuzije i dezinformacija. Kako biste osigurali uspjeh, slijedite strukturu, uključite sve potrebne pojedinosti i temeljito provjerite. Često vam može pomoći da napravite vrijeme između izrade pisma i konačnog pregleda kako biste održali objektivnost i proizveli najučinkovitije djelo pisanja. Stoga su pažljivo planiranje i upravljanje vremenom važni aspekti procesa pisanja.
Napravite pravilan pozdrav
Napravite ispravan pozdrav da otvorite pismo odgovarajućim tonom. Koristite "Draga", "Pozdravi" ili "Dobro jutro / poslijepodne" da otvorite pismo i pokažite poštovanje i suosjećanje čitatelju. Na primjer: "Drage kolege."
Napravite uvod. U uvodu uključite informacije o temi pisma kako bi čitatelj razumio što može očekivati. Vaš uvod može izgledati ovako:
Mnogi od vas se pitaju kada će izgradnja biti dovršena na našoj novoj garaži. Zadovoljstvo mi je obavijestiti Vas da je izgradnja planirana za prvi tjedan travnja.
Napišite djelotvoran dio tijela i organizirajte ga vizualno kako bi čitatelj bio uključen.
Tijelo stavka sadrži najviše informacija, tako da je organizacija posebno važna. Koristite metke, podebljani tekst ili druge tehnike kako biste istaknuli ključne informacije.
Zatvori pismo s završetkom dobre volje. To uključuje uspostavljanje odgovarajućeg tona s čitateljem zahvaljujući im za njihovo vrijeme. Također uključuje uključivanje potrebnih informacija u slučaju da čitatelj ima daljnja pitanja. Na primjer:
Hvala vam na vašem vremenu i strpljenju. Ako imate bilo kakvih dodatnih pitanja, molimo ne ustručavajte se kontaktirati upravu na dolje navedenu adresu e-pošte.
Ispišite pismo i provjerite je li došlo do pogrešaka. Pronađite bilo koje pogrešno napisane riječi, interpunkcijske pogreške ili gramatičke pogreške. Koristite rječnik i tezaurus za revidiranje neugodnih riječi ili pasivnog glasa i izbjegavanje ponavljanja.
Savjet
-
Prilikom internog pisanja, imajte na umu da vaš dokument može vidjeti i pročitati bilo tko u tvrtki. Stoga, držite informaciju uravnoteženom, objektivnom, pristupačnom i rodno neutralnom.
Upozorenje
Čak i ako dobro poznajete svoje poslovne partnere ili kolege, izbjegavajte neformalni ili kolokvijalni ton u pisanom obliku. Izrada dokumenta s dugovječnošću važna je u pisanoj komunikaciji, a slučajne riječi i fraze se lako pogrešno tumače.
