"Ured bez papira" možda nikada neće biti 100 posto ostvaren. Unatoč velikom korištenju računala, gotovo sve tvrtke još uvijek zahtijevaju neke papirne dokumente. To predstavlja izazov kada tvrtke koje ovise o računalu moraju sučeliti s podacima iz papirnatih obrazaca. "Pretvorba" fizičkih podataka u virtualne sustave može se postići ručnim unosom podataka, slikanjem dokumenata i optičkim prepoznavanjem.
Stavke koje su vam potrebne
-
Papirni dokumenti
-
Proračun za opremu i osoblje
Odredite svoje poslovne ciljeve i potrebe. Odredite hoćete li snimati korisnička plaćanja, obraditi aplikacije ili arhivirati interne dokumente. Shvatite trebate li spremiti stvarne slike dokumenata za elektroničku pohranu, ili jednostavno trebate snimiti podatke na papiru u računalnu bazu podataka. Izrada tih odrednica pomoći će vam da odlučite koji će sustav obrade podataka najbolje odgovarati vašim potrebama.
Rješenja za poslovna softverska istraživanja. Zatražite softver i reference dobavljača od tvrtki koje obavljaju slično prikupljanje podataka o onome što namjeravate učiniti. Pitajte možete li posjetiti radilišta radeći vrstu pretvorbe papira u elektroniku koju namjeravate učiniti. Najbolji način odabira sustava je vidjeti ga u akciji. Ako samo bilježite malu količinu podataka iz obrazaca, možete se izvući s jednom osobom koja upisuje podatke u Excelovu proračunsku tablicu. Ali u suvremenom poslovanju to vjerojatno nije slučaj. Vjerojatno ćete morati pronaći softverski sustav, a možda čak i novi hardver, ako je snimanje dokumenata / slika dio vašeg plana.
Usporedite softverska rješenja koja ste istražili i odaberite jedno. Obratite se dobavljaču ili distributeru softvera da biste započeli postupak kupnje sustava i instalaciju. Prvi korak, općenito poznat kao "otkriće", je kada dobavljač putuje na vašu web-lokaciju kako bi odredio vaše točne potrebe i najbolje rješenje za njih.
Ostanite u vezi s dobavljačem tijekom otkrivanja i tijekom instalacije. Postavite mnoga pitanja i preuzmite vlasništvo nad projektom; poticati sve zaposlenike koji će obavljati aktivnosti prikupljanja i unosa podataka kako bi to učinili.
Potpuno testirajte sustav. Ako postoje bilo kakve greške ili praznine u rješenju, najbolje ih je pronaći dok je dobavljač na licu mjesta. To će učiniti brže rješavanje problema i rješavanje problema.
Savjet
-
Radite s uglednim dobavljačem i pokušajte prikupiti povratne informacije od jednog od prethodnih kupaca dobavljača.
