KPI-ji su "ključni pokazatelji uspješnosti". Ovi pokazatelji su mjerila koja pomažu onima u poslovnom upravljanju utvrditi koliko je blizu ili daleko tvrtka ili odjel od postizanja unaprijed određenog cilja ili skupa ciljeva. Pisanje KPI-a može pomoći menadžeru i zaposlenicima da vide što još treba učiniti i motivirati ih da ostvare te ciljeve. Sam proces pisanja KPI-a nije težak. Međutim, izrada ključnih pokazatelja uspješnosti koji će biti učinkoviti zahtijeva razmatranje.
Napišite KPI-jeve kao koncizne, pojedinačne dokumente. Svaki KPI treba odgovarati određenoj kategoriji, odjelu ili projektu. Na primjer, jedan KPI može biti napisan ciljanim zadovoljstvom klijenta, dok drugi može biti usmjeren prema općim troškovima.
Započnite KPI dokument s zaglavljem koje definira svrhu KPI-ja. Držite ga što je moguće kraćim, ali specifičnim. Jedna ili dvije rečenice su dovoljne. Na primjer, KPI za zadovoljstvo klijenata može imati naslov "Povećanje zadovoljstva klijenata".
Navedite svrhu KPI-a. Važno je da i uprava i osoblje znaju zašto bi trebali težiti postizanju određenog cilja ili zašto je potrebno mjeriti tu izvedbu. Ukratko objasnite kako će postizanje postavljenog cilja ili vremena provedenog na akciji biti korisno.
Odredite kako će se mjeriti KPI. Uključite učestalost mjerenja kao i duljinu trajanja mjerenja. Na primjer, ako pišete KPI u pogledu zadovoljstva klijenata, možda ćete provesti telefonsku anketu koja se događa nakon svakog poziva i odvijat će se tijekom razdoblja od 3 mjeseca.
Postavite ciljni cilj. Odredite cilj koji je mjerljiv i mjerljiv. Trebalo bi osigurati željeni ishod, kao što je određeni postotak unutar određenog vremenskog razdoblja.
