Generiranje i slanje faktura može biti dugotrajan proces. Ipak, to nije proces koji treba preskočiti ili zanemariti. Ispravno dizajnirana faktura pomaže poslovnom subjektu da bude plaćen i pruža pravnu zaštitu za obje strane. Ako ste ikada bili revidirani od strane Internal Revenue Service, vaš sustav fakturiranja može potkrijepiti vaš prijavljeni prihod.
Osnove dostavnice
Kada prodavatelj želi dobiti plaćenu robu ili usluge, šalje fakturu. Račun je dokument koji detaljno opisuje financijske komponente poslovne transakcije. Faktura uključuje ime i kontaktne podatke kupca i prodavatelja, opis usluga ili pružene robe, trošak po stavci i ukupan iznos duga. Računi obično uključuju i datum dospijeća plaćanja, broj fakture i željeni način plaćanja.
Biti plaćen
Računi pomažu tvrtki u plaćanju u cijelosti i plaćanju na vrijeme. Može biti teško biti plaćen bez odgovarajuće fakture. Tvrtke obično zahtijevaju primitak detaljne fakture prije isplate plaćanja. Uvjeti plaćanja mogu pomoći tvrtki brzo prikupiti potraživanja. Na primjer, tvrtka može reći da je plaćanje dospjelo nakon primitka, u roku od 30 dana od primitka ili 60 dana prijema. Uključivanje pravila o naknadama za kasno plaćanje na fakturi - na primjer, da se za zakašnjela plaćanja plaća naknada od 20 USD - također može pomoći u osiguravanju pravovremenog plaćanja.
Uspostava zakonskih prava
Računi pružaju dokaze da se proizvodi i usluge isporučuju i da se uspostavlja pravo tvrtke na plaćanje. U slučaju da kupac ne plati, tvrtka može koristiti ugovore i račune kako bi zakonski dokazala da je to plaćeno. Isto tako, tvrtka može čuvati kopije faktura i iznose plaćene izvođačima i dobavljačima kako bi utvrdila da je ispunila svoju ugovornu obvezu plaćanja.
Revizijski dokazi
Čak i ako učinite sve kako treba, uvijek postoji mogućnost da vaša tvrtka bude pregledana od strane porezne uprave. Tijekom revizije, IRS želi osigurati da ste ispravno prijavili sve prihode koje ste primili tijekom godine. Ako imate organiziran sustav sekvencijalno numeriranih računa, IRS ima više povjerenja da ste prijavili prihod potpuno i ispravno. Ako su računi nepredvidivi ili nepostojeći, teret dokaza je na vama da pokažete da ne skrivate nikakav prihod.
