Kao menadžer ili nadzornik, trebate održavati svoje osoblje u skladu s različitim politikama i procedurama koje su uspostavljene za vašu organizaciju. Nije neuobičajeno da se politike unutar organizacije redovito mijenjaju, osobito ako radite u dinamičnom ili nestabilnom okruženju. Način komuniciranja politika i postupaka nalazi se u skupnom okruženju. To vam omogućuje da pokrijete materijal odjednom i daje svima priliku da postavljaju pitanja.
Pročitajte materijal kako biste stekli temeljito razumijevanje. Prije nego što možete pregledati pravila i postupke sa svojim osobljem, prvo ih morate pročitati nekoliko puta. Označite sve informacije koje će možda trebati detaljnije objašnjenje. Nastavite čitati materijal dok ne shvatite sve. Pokušajte predvidjeti neka od pitanja koja vaše osoblje može postaviti.
Dajte osoblju kopiju materijala, ili informacije koje će biti pokrivene, dan prije sastanka. To im daje priliku da pročitaju materijal i zapišu sva pitanja koja mogu imati. Ako je moguće, zamolite svoje osoblje da vam postavi bilo kakva pitanja dan prije sastanka kako biste mogli imati vremena da ih istražite i pružite vašem osoblju točan odgovor.
Održite sastanak sa svojim osobljem. Rezervirajte sobu za sastanke i pobrinite se da svaki sudionik donese svoj primjerak brošure. Imajte dodatne brošure u slučaju da ih netko zaboravi. Započnite sesiju prelaskom materijala od početka do kraja. Nakon što pokrijete materijal, pređite na sva pitanja koja su vaše osoblje unaprijed poslalo. Nakon odgovora na sva postavljena pitanja, pitajte ima li još pitanja.
Pređite pojedinačno na pravila i postupke. Ponekad su informacije osjetljive i delikatne prirode i potrebno ih je pregledati sa svakim članom osoblja na pojedinačnoj osnovi. To možda nije moguće ili izvedivo za veliku organizaciju.
