Racionalizacija politika i postupaka u postavkama tvrtke može biti težak proces. Bilo da se radi o proizvodnom pogonu ili malom uredu, uvelike će imati koristi od racionalizacije svih politika i procedura koje tvrtka poduzima. Ovaj projekt je teško za jednu osobu da upravlja u velikom opsegu. Budući da ovaj proces zahtijeva proučavanje svih razina tvrtke, može potrajati nekoliko godina prije nego što je zadatak potpuno dovršen.
Istražite sva pravila i postupke koji se pojavljuju unutar vaše tvrtke ili tvrtke u kojoj radite. Odvojite nekoliko dana kako biste promatrali svaki odjel tvrtke i koje politike i postupke rade svaki dan.
Uzmite u obzir sve procedure i politike koje su suvišne ili usporavaju produktivnost zaposlenika. Saznajte koliko je vremena potrebno za dobivanje odobrenja za zadatke, zajedno s licenciranjem, notarima ili dopuštenjima sudova.
Procijenite svaku politiku i postupak za isplativost, učinkovitost i nužnost.
Napravite novi plan politike i postupaka koji eliminira nepotrebne administrativne zadatke, odobrenja ili papirologiju. Primjerice, zaposlenici mogu unositi podatke u proračunsku tablicu i slati ih e-poštom, a ne ispisivati na papiru.
Zapamtite duple procese koji se javljaju u tvrtki, kao što je pregled projekta od strane nekoliko različitih ljudi. Uklonite što je moguće više dvostrukih koraka. Na primjer, projekt koji je pregledalo nekoliko osoba možda će trebati samo jedan kvalificirani pregled.
Pitajte zaposlenike, menadžere, pa čak i vanjske partnere koji rade s tvrtkom, što bi promijenili u vezi s politikama i postupcima te tvrtke. To može donijeti puno pogrešnih politika na svjetlo i pomoći da se napravi tvrtka na kojoj su sve razine zadovoljne.
Pronađite najbrži i najjednostavniji način izvršavanja zadataka promatrajući nekoliko zaposlenika koji obavljaju isti zadatak. Nakon što otkrijete idealan način obavljanja tog zadatka, obučite sve ostale zaposlenike da završe zadatak na taj način.
Popraviti i nadograditi svu opremu, strojeve i računala u tvrtki. To će smanjiti neproduktivno vrijeme i pomoći ubrzati završni proces.
Pregledajte sve priručnike i dokumente za obuku. Pojednostavite sve jezike i smanjite sve nepotrebne dijelove priručnika kako biste osigurali jasan i koncizan standard za izvršavanje zadataka.
Prikupite sve podatke, a zatim izradite prijedlog za uklanjanje nepotrebnih pravila i postupaka. Predstavite podatke vlasnicima tvrtke kako bi mogli odrediti koje promjene treba provesti.
