Danas su mnoge tvrtke i državne agencije zamijenile račun rashoda planovima povrata. Ovaj plan nadoknade sprječava zaposlenike da koriste račune korporativnih ili državnih troškova iz drugih razloga osim odobrenih troškova. Međutim, možda će vam biti teško pratiti stavke na računima; Ponekad se osobni troškovi miješaju s poslovnim troškovima i vi ste odgovorni za prijavljivanje problema i prihvaćate samo naknadu za dugovanje za službeno poslovanje. Kada se to dogodi, od vas će se tražiti da napišete pismo u kojem ćete objasniti račune i razjasniti koje troškove treba nadoknaditi.
Pismo započnite upisivanjem datuma. Preskočite liniju i upišite ime i naslov osobe za kontakt, naziv tvrtke i adresu tvrtke na zasebne retke. Preskočite drugi prostor retka i upišite "Dragi gospođo / gospođo (prezime)", a zatim dvotočku.
Odredite sebe i odmah objasnite svrhu svog pisma. Na primjer, "Moje ime je Jill Harrison iz Odjela za računovodstvo i pišem kako bih objasnila svoje primitke iz mog nedavnog poslovnog putovanja u tvrtku Akron kako bih pojasnila koje stavke trebam nadoknaditi i koje su moje osobne troškove koje ne zahtijevaju naknadu.”
Pojedinosti o troškovima koje treba nadoknaditi na numeriranoj listi, pogledajte odgovarajući račun i datum prijema kako bi se pomoglo osobi koja obrađuje naknadu. Ako vaša organizacija radi na dnevnoj osnovi, na koju vam se dodjeljuje samo određeni iznos u dolarima za hranu, smještaj ili druge stvari po danu, podijelite troškove po danu kako bi procesor mogao vidjeti je li ostao pod dnevnicom.
Navedite troškove koji su se pojavili na računima koji su vaši osobni troškovi. Ne morate objašnjavati što je to, samo kažite da je to vaša osobna odgovornost. Navedite i ukupne troškove. Vaša tvrtka ili organizacija također može od vas zatražiti da uklonite relevantne porezne troškove koji se odnose na te osobne stavke iz iznosa naknade.
Navedite ukupne iznose na kraju onoga što bi vam trebalo nadoknaditi, zajedno s ukupnim iznosom za što odbijate naknadu. Ta dva broja trebaju iznositi ukupan iznos na dolarima na računima. Navedite iznos koji tražite za dolar i iznos za koji odbijate naknadu; organizacije često zahtijevaju da te izjave stavite na jasan jezik iz pravnih razloga.
Zahvalite procesoru na njegovom vremenu i ispričajte se zbog neugodnosti da razvrstate račune. Navedite svoj telefonski broj i adresu e-pošte u slučaju da on ili ona imaju bilo kakva pitanja u vezi s troškovima na računima.
Zatvorite slovo tako da upišete "S poštovanjem" i preskočite tri mjesta u retku. Upišite svoje puno ime i naslov. Ispišite pismo na memorandumu tvrtke i potpišite svoje ime iznad upisanog imena. Napravite kopiju pisma i potvrda i zadržite ih za svoje zapise. Pismo pošaljite kontaktnoj osobi koja će obraditi naknadu.
