Kada vodite tvrtku, ponekad morate reći ne klijentu, dobavljaču ili suradniku. Raditi na profesionalan način može pomoći zadržati dobar odnos.
Prezentacija stručnih pisama
Sastavite svoje pismo na memorandumu tvrtke ili na papiru i pošaljite pismo najprikladnije osobe u vašoj organizaciji. Ako postoji broj reklamacije kupca, broj narudžbe ili račun za referencu, uključite to u svoju korespondenciju.
Navedite svoj slučaj
Olovo s pozitivnom notom, kao što je zahvaliti kupca za njegov ili njezin zahtjev, a zatim se pravo na točku. Na primjer, “Hvala vam na vašem pokroviteljstvu i vašem nedavnom pismu u vezi statusa jamstva na vašu video kameru XYZ. Nakon opsežnog istraživanja otkrili smo da ne možemo ispuniti jamstvo za vašu videokameru na zahtjev."
Back Up Your Rationale
Navedite razlog zašto odbijate zahtjev klijenta. Na primjer, citirajte pravila tvrtke, pregledajte isticanje slučaja ili na neki drugi način sažeti što je iza vaše odluke. Uključite privitke, ako je potrebno, kao što su kopije ugovora, jamstva ili druge papire koji podržavaju vaš položaj. Na primjer: „Kao što ćete vidjeti u priloženom ugovoru o jamstvu, ova je politika pune usluge na snazi tijekom prvih 12 mjeseci vlasništva. Prema našim zapisima, kupili ste fotoaparat prije tri godine, čineći današnju tvrdnju neopravdanom."
Ponudite kompromis
U nekim slučajevima nema prostora za kompromis ili za proširenje maslinove grančice, ali ako želite zadržati poslovanje klijenta niz cestu, ponudite neku vrstu ustupka kako biste ublažili udarac. Na primjer, "Želimo vam ponuditi 25-postotni popust na kupnju nove video kamere" ili, "Priloženo, potražite poklon karticu od 50 USD koja se može iskoristiti za bilo koju kupovinu elektronike u našoj trgovini."
Ostale vrste odbijanja
Tijekom vođenja vašeg poslovanja, možda ćete morati odbiti uvjete ugovora s dobavljačima, odbiti zahtjeve zaposlenika za vrijeme odmora ili na drugi način pisati profesionalnu korespondenciju drugim poslovnim suradnicima. Slijedite gore opisane opće smjernice, prilagođavajući pismo specifičnoj situaciji.
Savjet
-
Odbijanje ugovora: “Zahvaljujemo na mogućnosti da obnovimo ugovor s ABC Removal Removal. Zbog nedavnog povećanja naknada odlučili smo se zaposliti usluge drugog davatelja."
Zahtjevi zaposlenika: “Vaš zahtjev za plaćenim slobodnim vremenom u posljednjem tjednu prosinca je odbijen, jer je ovaj tjedan za sve zaposlenike zamračen zbog inventara na kraju godine.
Pozivnice za kolege: - Hvala vam na pozivu da sudjelujete u vašem upravnom odboru. Nažalost, imam nekoliko prethodnih profesionalnih obveza koje me sprečavaju da preuzmem nove uloge u ovom trenutku."
Zamotaj ga
Zaključite svoje pismo s izrazom zahvalnosti za postojeći odnos, nakon čega slijedi poziv na daljnje razmatranje pitanja ako je potrebno. Na primjer, “Hvala vam na Vašem poslovanju.Ako imate pitanja ili želite raspravljati o tome dalje, slobodno me kontaktirajte izravno."
