Pisanje pisma o odbijanju ponude uobičajena je, ali ipak neprikladna dio poslovanja. Pismo o odbijanju ponude napisalo je društvo kako bi obavijestilo drugu tvrtku da ponuda koju je tvrtka postavila nije prihvaćena. Prilikom pisanja ove vrste pisma, imajte na umu da vaša poruka treba biti uljudna i izravna. Trebalo bi objasniti razloge zbog kojih je ponuda odbijena i trebala bi također navesti da će se buduće ponude te tvrtke rado uzeti u obzir.
Pripremite naslov slova. Uključite datum, naziv tvrtke, ime i adresu kontaktne osobe tvrtke čija je ponuda odbijena.
Adresirajte pismo na odgovarajući način i s poštovanjem. Pismo treba uputiti pomoću riječi "Draga", a ime kontakta treba navesti sljedeće.
Započnite pismo zahvaljujući tvrtki za ponudu. Pismo odbijanja ponude treba biti pristojno i treba posebno zahvaliti tvrtki na ponudi ponude. To također može uključivati datum i posao za koji je ponuda bila.Ako je primjenjivo, uključite rečenicu u kojoj se navodi da ste bili impresionirani određenim detaljima ponude i navedite što su to.
Odbijte ponudu tvrtke. Uljudno izjavite da ponuda koju je postavila ta tvrtka nije prihvaćena i da ponuda druge tvrtke ima.
Ponudite razloge za odbijanje. Nakon što je izjavila da je ponuda odbijena, navedite poduzeću razlog ili dva u vezi s detaljima zašto je donesena ta odluka. To može biti zbog cijena ili robe niže kvalitete, ili zato što ova tvrtka nije dobro uspostavljena. To nudi šansu da tvrtka koja se natječe upozna problem i ima priliku da ga ispravi u budućim poslovnim odlukama.
Potaknite tvrtku da u budućnosti ponudi ponudu. Zatvorite pismo ostavljajući otvorena vrata za buduće prilike. To omogućuje tvrtki koja nudi ponude da buduće ponude budu dobrodošle i da uvijek postoji mogućnost da će buduća ponuda biti razmotrena i eventualno prihvaćena.
Potpišite pismo. Upotrijebite riječ "S poštovanjem" prilikom zatvaranja pisma i potpišite svoje ime. Priložite posjetnicu s pismom, dodatno potičući tvrtku za nadmetanje da nastavi s natječajem za buduće projekte.
