Politike i postupci, kada su napisani, pružaju voditeljima i zaposlenicima smjernice za pošteno, ujednačeno, logično i pravno postupanje prema svima u organizaciji ili tvrtki. Politike određuju pravila, a postupci osiguravaju načine na koje bi se politike trebale provoditi.
Zašto su potrebne politike i procedure
Politike i procedure pružaju osnovu za dosljedno ponašanje bez obzira na status ili dužinu trajanja mandata osoba koje ih provode. Oni pružaju priliku za brže odgovore na pitanja ili zabrinutosti u vezi s “što činiti”. Budući da osiguravaju relativnu ujednačenost, omogućavaju veću odgovornost. Politike i postupci također pomažu u osiguravanju pravnog i pravovremenog djelovanja.
Pet-korak plan za stvaranje njih
Prvi korak zahtijeva proučavanje svih prošlih ili sadašnjih politika i postupaka. Mudro je pogledati što drugi rade u ovom području kako bi vidjeli što nedostaje, pogotovo ako se vaša organizacija ili tvrtka značajno razlikuje. Oni koji će biti odgovorni za praćenje politika i postupaka, te osobe na koje se one odnose, trebaju biti intervjuirane.
U drugom koraku, naoružani najnovijim podacima, potrebno je formulirati i distribuirati nove ili revidirane politike i postupke. Treći korak je faza provedbe. Ako je potrebna obuka osoblja, ovo je vrijeme da se to provede. S vremenom, četvrti korak nastoji procijeniti što je provedeno, tako da se, ako je potrebno, mogu napraviti promjene.
Posljednji korak, koji se temelji na tekućim procjenama politika i postupaka, te promjena u okolišu, sastoji se od ažuriranja kako bi proces ostao aktualan. Mogu se donijeti novi državni ili savezni zakoni ili donijeti novi propisi.
Politike i postupci za ljudske resurse
Odjel za ljudske resurse je visoko na popisu za potrebnu provedbu. Zapošljavanje, zapošljavanje i otpuštanje, revizija radnog učinka osoblja, vrijeme i pohađanje te odmor su samo neke od važnih područja koja moraju biti obuhvaćena. Sigurno je da će biti zabrinutosti zbog seksualnog uznemiravanja, konzultanti i povlastice.
Ostala područja koja mogu zahtijevati politike i postupke
Odjeli za obračun plaća, računovodstvo i financije zahtijevaju politike i procedure. Inventarizacija, nabava i nabava; računala, intranet i internet; usluge kupcima, sigurnost proizvoda i opoziv; sigurnost, oporavak od katastrofe; a prodaja i marketing zasigurno su dodatna područja koja zahtijevaju politike i procedure.
Pronalaženje primjera
Brojne komercijalne i neprofitne tvrtke na Internetu nude vam predloške koji imaju odgovarajući jezik u mnogim područjima. Umjesto da iznova izmišljate točak, ima smisla koristiti nešto što je već napisano kao osnova za vaše politike i postupke. Time se štedi vrijeme, povećava vjerojatnost da će važna područja biti uključena i da se osigura ispunjenje zakonskih zahtjeva.
Ako možete dobiti pravila i postupke organizacija ili tvrtki koje se bave istim poduzećem kao što je vaše, to bi bilo od pomoći.
Niti jedan izvor ne treba smatrati potpuno relevantnim ili pouzdanim. Što više primjera možete pronaći, to će vaše politike i procedure biti bolje.
