Formalna poslovna komunikacija nalazi se na memorandumu tvrtke i obično sadrži potpis potpisa ispod završnog poziva. Format za ovu vrstu poslovne komunikacije je jednostavan; međutim, pismo koje zahtijeva potpise više od jedne osobe mora biti sastavljeno i oblikovano na nešto drugačiji način kako bi se objasnilo zašto pismo sadrži više potpisa i kako bi se osigurao prostor za više od jednog potpisa.
Tradicionalni blokski oblik
Poslovna korespondencija trebala bi biti u tradicionalnom blok formatu, što znači da je datum dva retka ispod zaglavlja; ime i adresa primatelja su dva redaka ispod datuma; redak predmeta je dva retka u retku ispod podataka o primatelju i, napokon, dva mjesta ispod retka teme je pozdrav. Prihvatljivi pozdravi za formalnu poslovnu korespondenciju su "Draga gospođice Smith," "Dragi gospodine Jones," "Gospodo", ili jednostavno, "Pozdrav." Posljednji primjer je koristan kada se vaše pismo odnosi na višestruke primatelje miješanih spolova. Tradicionalni format bloka znači da paragrafi nisu uvučeni sa svakom linijom u ravnini s lijevom marginom.
Razlog višestrukih potpisa
Dok osoba kojoj se obraćate dopisivanje možda već zna zašto postoji više potpisnika, mudro je ponoviti razlog u tekstu pisma. Slučajevi u kojima pismo može zahtijevati višestruke potpise, uključuju priopćavanje radnje koja zahtijeva autorizaciju više od jedne osobe ili izražavanje zajedničkih pogleda nekoliko osoba koje podržavaju poruku koju vaše pismo prenosi. Na primjer, možete napisati: "U ime ABC tvrtke izvršnog rukovodstva, ovo pismo navodi konsenzus koji smo postigli nakon što smo razgovarali o vašem pismenom zahtjevu za zapošljavanje dodatnog osoblja." U prvom odlomku pisma navedite razlog vaše komunikacije i razlog zašto pismo sadrži više potpisa. Sljedeći paragrafi vašeg pisma su, naravno, u ravnini s lijevom marginom.
Završni pozdravni i potpisni blokovi
Završni pozdrav bi trebao biti onaj koji je prikladan za formalno poslovno pismo, kao što je "Vrlo istinski vaš", "S poštovanjem" ili "S poštovanjem". Završni pozdrav započinje dva retka ispod zadnjeg paragrafa.
Ako imate samo dva potpisnika, preskočite četiri mjesta u retku koja imaju dovoljno mjesta za pisani potpis i unesite ime prvog potpisnika u ravnini s lijevom marginom. U retku ispod imena potpisnika upišite njegov položaj ili naslov. Preskočite još četiri mjesta u retku za ime i položaj drugog potpisnika ili naslov. Ime i naziv osobe koja zauzima više mjesto u organizaciji treba biti prvi blok potpisa.
Ako imate tri potpisnika, preskočite četiri redaka i upišite ime potpisnika 1 u ravnini s lijevom marginom. Dodajte karticu i upišite ime potpisnika 2; ponovo označite i upišite ime potpisnika 3. Preskočite dolje jedan redak retka i upišite položaj ili naslov potpisnika 1, karticu iznad i učinite isto za Signer 2 i Signer 3 tako da su njihovi naslovi izravno pod njihovim pisaćim imenima.
Za četiri potpisnika, preskočite četiri razmaka redaka i upišite ime potpisnika 1 u ravnini s lijevom marginom. Pređite na sredinu stranice i upišite ime Signer 2; preskočite na sljedeći redak i upišite položaj ili naslov Signer 1 i Signer 2 izravno pod njihovim imenima. Preskočite još četiri mjesta i ponovite format za Signer 3 i Signer 4.
Šaljite svoj nacrt
Budući da sastavljate pismo u ime više od jedne osobe, dobra je praksa da se nacrt distribuira prije nego što zatražite njihove potpise. Recite im da pozdravite njihov unos i pošaljite nacrt putem e-pošte ili posjetom svakoj osobi pojedinačno. Kada se svi slože o sadržaju i dostavljanju poruke, pripremite konačnu verziju i neka svi znaju da ćete je osobno proslijediti radi potpisivanja.
