Nije vam potreban zeleni ured za uštedu vremena, energije i resursa u poslovnim komunikacijama. Osigurajte da dvije osobe dobiju istu poruku na najučinkovitiji način, obraćajući se oba u istom poslovnom pismu.
Kada imate dva adresata
Zamislite da imate intervju za posao iz snova. Kada uđete u ured voditelja zapošljavanja, otkrijete da je vaš intervju s dva menadžera, a ne u jednom. Obraćajući se samo jednom pismu nakon intervjua oboma upraviteljima, mnogo je lakše nego izraditi dva zasebna slova. U ovom slučaju, oba voditelja zapošljavanja dobivaju istu poruku - da ste zainteresirani za posao i da cijenite njihovo vrijeme. U drugom slučaju, možda ćete htjeti uputiti poslovno pismo dvjema osobama koje se nalaze na različitim lokacijama i to je savršeno prihvatljivo, pa čak i poželjnije, kada želite prenijeti identičnu poruku obojici adresata.
Format
Format vašeg poslovnog pisma za dvije osobe isti je kao i za jednu osobu. Gornji redak treba sadržavati datum, zatim dva retka dolje je vaše ime i povratna adresa. Preskočite još dvije linije i upotrijebite po jedan redak za ime i naslov primatelja, adresu i broj apartmana, a zatim grad, državu i poštanski broj. Kada dodate još jednu osobu, započnite podatke o drugom primatelju dvije linije od prvog primatelja. Uvijek provjerite pravopis, naslov i poštansku adresu za svakog primatelja - ako morate, obratite se recepcionaru za točne informacije. Mnoge tvrtke imaju specifične poštanske adrese koje se mogu razlikovati od fizičke lokacije tvrtke.
Pravi poredak
Kada pišete poslovno pismo dvjema osobama, slijedite isti protokol za poslovno upoznavanje. Navoenje adresata je jednostavno ako pišete CEO-u i upravitelju odjela: prvo ime i adresa za CEO treba navesti na temelju organizacijske hijerarhije. Ako ne znate njihove pozicije, navedite imena abecednim redom, koristeći prezime osobe.
Pozdrav
Pisanje poslovnog pisma zahtijeva formalni ton, kao što je "Dragi gospodine Smith" ili "Draga gospođica Jones." Kada pišete dvojici muškaraca, upotrijebite množinski oblik gospodina, koji je gospoda, na primjer, započnite svoje pismo s "Dragi Gospodo Smith i Jackson." Pazite i na interpunkciju. Debelo crijevo nakon poziva je formalno, a zarez je neformalan. Naravno, ako ste na oba imena s adresama, upotrijebite "Draga Sue i Ivana" sa zarezom.
S poštovanjem ili s poštovanjem?
Zatvaranje koje odaberete za poslovno pismo dvoje ljudi također može ovisiti o odnosu koji imate s obje vrste i vrstom poslovanja. "S poštovanjem", "Tvoja istina", pa čak i "Ljubazni pozdravi", profesionalni su načini za zatvaranje vašeg pisma, ali "Iskreno", široko je prihvaćeno kao standard i pravilno zatvaranje. Zajedničko vojno zatvaranje je "Vrlo s poštovanjem", ali ako pišete pismo nakon intervjua, "Hvala vam na razmatranju", dodaje lijep dodir.
