Prednosti i nedostaci sustava arhiviranja

Sadržaj:

Sustavi arhiviranja nude prednosti i nedostatke za uredske postavke. Većina tvrtki koristi tradicionalne sustave podnošenja u kojima se papirni dokumenti pohranjuju u arhive. Najčešće korišteni sustav arhiviranja je abecedni sustav.

Svrha

Podatkovni sustavi koriste se za održavanje dokumenata i njihovo lako pronalaženje za zaposlenike. Postavljen je sustav arhiviranja i zaposlenici slijede sustav koji se koristi.

prednosti

Alphabetical filing systems su jedan tip sustava koji se lako podučava i uči. Dokumenti se unose abecednim redom prema nazivu dobavljača. Svaki zaposlenik može pronaći potreban dokument sve dok je poznato ime dobavljača.

Nedostaci

Jedan nedostatak ovog sustava je što se dokumenti često pogrešno pišu zbog pisama. Drugi nedostatak je da ako je nešto podneseno pod imenom dobavljača u odnosu na prezime, dokumente je teško pronaći. Promjene imena u tvrtkama možda neće biti ispravno zabilježene, što također uzrokuje zabunu s ovim sustavom arhiviranja.

Vrste sustava arhiviranja

Prije organiziranja datoteka u novom sustavu, istražite različite dostupne tipove kako biste odredili koja je najbolja podudarnost s vašim zapisima.

Prednosti numeričkog sustava arhiviranja

Sve organizacije zahtijevaju dobro upravljanje zapisima, od vremena kada se generiraju zapisi dok se ne izbrišu iz sustava. Nepostojeći ili loše planirani sustavi arhiviranja dovode do poteškoća u podnošenju i pronalaženju zapisa ili nedostatku učinkovitosti u upravljanju protokom informacija. Također mogu postaviti pravna pitanja ...

Prednosti sustava arhiviranja

Ništa nije frustrirajuće od toga što ne možete pronaći važne zapise kada ih trebate. Putovnice, evidencije o cijepljenju i financijski dokumenti moraju se pohraniti u sustav kućnog arhiviranja. Nikada ne podcjenjujte prednosti učinkovitog sustava arhiviranja.