Za nove vlasnike tvrtki upravljanje računalnim datotekama je zadatak koji se često odgađa ili čak ignorira. Međutim, većina tvrtki radi s, sprema, dohvaća i pohranjuje puno podataka u obliku računalnih datoteka. Ako je to slučaj u vašoj tvrtki, trebat će vam funkcionalna struktura datoteka, pristup imenovanju datoteka koji je lako razumljiv i još mnogo toga. Snažan proces stvaranja, pohrane, organizacije i izrade sigurnosnih kopija pomoći će vam da proširite svoje poslovanje kako raste.
Savjet
-
Upravljanje računalnim datotekama je snažan proces stvaranja, pohrane, organizacije i izrade sigurnosnih kopija vaših poslovnih informacija koje će vam pomoći da povećate opseg svog poslovanja.
Zašto je upravljanje datotekama presudno za vaše poslovanje
Ako pokrećete novo poslovanje, primamljivo je previdjeti upravljanje datotekama. Vjerojatno nemate toliko kompjutorskih datoteka za početak, a nedvojbeno postoje i mnoge druge važne stvari koje zahtijevaju vašu pažnju.
Međutim, uzimanje vremena za uspostavu pametnog sustava za upravljanje datotekama od samog početka isplaćuje dividende u godinama koje dolaze. Skalabilan, organizirani sustav za datoteke će rasti s vašom tvrtkom, čuvajući vaše datoteke sigurnim i dobro uređenim čak i kada broj tih datoteka eksponencijalno raste.
Alternativno, odgađanje upravljanja datotekama stvara neuredan, neizvediv sustav koji košta vrijeme i učinkovitost. Usvajanje odgovarajućeg sustava u tom trenutku biti će izuzetno skupo i obično uključuje visoke cijene i dodatnu opremu.
Sustav upravljanja datotekama koji je lako razumljiv, jednostavan za rad i jednostavan za proširenje, vrijedna je poslovna imovina.
Stvaranje strukture datoteke
Kako vaše poslovanje odabire organiziranje računalnih datoteka utjecat će na dnevne funkcije, upravljanje projektima i odnose s klijentima u godinama koje dolaze. Ako ne možete brzo pronaći i dohvatiti odgovarajući dokument, vaša tvrtka na kraju može izgubiti klijente ili njegov ugled.
Najbolji način organiziranja datoteka razlikovat će se od tvrtke do tvrtke. Razmislite najprije o tome kako će vaše poslovanje stvoriti i raditi s dokumentima prije odabira organizacijskog ili hijerarhijskog pristupa.
Unutarnja struktura datoteka može biti široka i plitka ili uska i duboka. Prvi pristup stvara brojne mape najviše razine i manje podmapa. To može rezultirati pohranjivanjem brojnih dokumenata u više mapa. Drugi pristup gnijezdi više mapa unutar nadređenih mapa. Hibridne strukture također se mogu stvoriti kako bi se uspostavila ravnoteža između ove dvije vrste hijerarhija. Osobne preferencije i poslovna nužnost trebali bi diktirati specifičan pristup.
S porastom usluga upravljanja datotekama koje lakše pronalaze datoteke pretraživanjem, neki ljudi i tvrtke napustili su sve datoteke i sve dokumente bacili u jednu glavnu mapu. Ovo nije preporučljivo. Bilo koja tvrtka će stvoriti više dokumenata u godinu dana nego što se lako može upravljati takvom ravnom strukturom. Važno je stvoriti neku vrstu organizacijske strukture datoteka koja pomaže kategoriziranju datoteka, što ih čini lakšim za lociranje.
Koji god sustav odabrali za implementaciju, trebao bi biti jednostavan za korištenje, siguran i pouzdan. Razmislite o tome tko će stvarati i raditi s tim datotekama, a zatim razmotriti kako se njihove radne potrebe mogu bolje zadovoljiti strukturom datoteka.
Još jedan ključni aspekt lakoće korištenja je dostupnost. Ako vaši radnici s primarnim dokumentima trebaju pristup dokumentima na mobilnim uređajima, važno je razmisliti o tome kako će ti dokumenti biti navedeni, pristupati im i raditi s njima na tim uređajima kada uspostavljate pravila upravljanja datotekama. Štoviše, htjet ćete prihvatiti pristup upravljanju datotekama koji će datoteke sinkronizirati na svim uređajima.
Konačno, u sustav za upravljanje datotekama uključite planove za sigurnosno kopiranje datoteka. U idealnom slučaju trebate stvoriti više sigurnosnih kopija datoteka. Te sigurnosne kopije treba pohraniti na raznim računalima, od kojih se barem jedno ne nalazi na radnom mjestu. Svakako navedite tko pravi sigurnosne kopije, koliko često i s kojom tehnologijom u vašem sustavu za upravljanje datotekama računala.
Pronalaženje potrebnih kompjuterskih datoteka
Konvencije imenovanja i struktura datoteka trebale bi pomoći u pronalaženju i pronalaženju pravog dokumenta brzo kada je potrebno. Imena datoteka koja sadrže slučajne nizove alfanumeričkih znakova, ili čak konvencije poput "DATE + CLIENT NAME", mogu biti zbunjujuće i ometati pronalaženje.
Imena datoteka trebala bi imati smisla za sve korisnike i lako odrediti vrstu, svrhu i osnovni sadržaj svake datoteke.
Uz dosljednu konvenciju imenovanja datoteka, razmislite o dodavanju sustava za upravljanje datotekama. Ovo je vrsta računalne aplikacije koja pomaže pohranjivanje i organiziranje datoteka. Može ponuditi značajke koje omogućuju praćenje vlasnika i naknadnih korisnika, datum izrade i posljednje izmjene te ostale podatke koji vam mogu pomoći u radu s datotekama i održavanju istih.
Usluge upravljanja datotekama, kao što su Dropbox i Google Drive, mogu vam pomoći pružanjem boljeg izgleda i sučelja za pretraživanje. Umjesto pamćenja kompliciranih struktura datoteka ili konvencija imenovanja možete jednostavno pretraživati ono što vam je potrebno.
Stavljanje politike tvrtke u pisanje
Kada se odlučite o strukturi i pravilima o imenovanju, izradite nacrt dokumenta za svoju tvrtku s opisom svih specifikacija za rad s računalnim datotekama koje ste odabrali. Čak i ako ste jedini zaposlenik, to možda nije uvijek slučaj. Formalni dokument u kojem se navode pravila upravljanja računalnim datotekama pomoći će vam ako proširite i zaposlite zaposlenike u budućnosti. Također će pomoći vašem poslovanju da održi dosljedan pristup upravljanju datotekama i osigura sigurnost vaših vrijednih datoteka.
