Da biste vodili učinkovito poslovanje, neophodno je pratiti papirologiju. Ugovori. Prijedlozi. Računi. Račune. Licence. Čak iu 21. stoljeću, kada je većina papira digitalna, upravljanje datotekama i dalje je neophodno kako bi vaše administrativno poslovanje išlo glatko. Mnogi principi upravljanja poslovnim dokumentima ostaju isti, bez obzira na to je li vaš digitalni sustav arhiviranja na prijenosnom računalu ili u oblaku.
Načela upravljanja datotekama
Temeljni zakon dobrog upravljanja datotekama je da vam sustav treba olakšati pronalaženje dokumenata. Ako ne, onda to nije nikakva upotreba.
Dobar sustav arhiviranja dokumenata, bez obzira radi li se o čeličnom ormaru ili oblaku, trebao bi učiniti podnošenje manje dosadnim i teškim; ne biste trebali potrošiti nekoliko minuta samo kako biste utvrdili u koju datoteku dolazi mjesečno izvješće o prodaji. Također bi trebalo biti lako dohvatiti informacije koje želite. Dobro podnošenje ne ovisi o ljudima: ako vaš administrativni pomoćnik ili IT osoba odustane, njihova zamjena bi trebala biti u mogućnosti shvatiti sustav. Kategorije datoteka trebaju biti jasne i lako prepoznati. Sustav bi trebao olakšati identifikaciju i čišćenje neaktivnih zapisa.
Fleksibilnost je također važna, posebno kod softvera. Sustav arhiviranja dokumenata koji zaključava vaše poslovanje na jednog dobavljača ili na određenu računalnu platformu može biti problem na putu.
Sustav također mora biti u stanju nositi se s rastom. Datoteke neizbježno akumuliraju kako vaše poslovanje raste, dodaje nove klijente i širi osoblje. Dobar sustav može obraditi više podataka i pohranu dokumenata nego što očekujete.
Prednosti upravljanja datotekama
Dobro upravljanje poslovnim dokumentima može proizvesti konkretne koristi za vaše poslovanje. Brže popunjavanje i vraćanje štedi vrijeme i čini osoblje učinkovitijim i produktivnijim. Ako sustav smanjuje broj pogrešaka, to može uštedjeti mnogo vremena i problema. To je osobito istinito ako idete na sud ili prolazite kroz reviziju: nemogućnost korištenja ključnih dokumenata može dovesti do nesretnog ishoda.
Učinkovit, dobro promišljen sustav smanjuje broj kupnji opreme za arhiviranje i količinu prostora potrebnog za pohranu. Također olakšava obuku novog osoblja za prijavu.
Digitalna i tvrda kopija
Korištenje digitalnog sustava za upravljanje datotekama ima značajne prednosti. Digitalno arhiviranje omogućuje traženje dokumenata po ključnim riječima, što može donijeti potrebnu dokumentaciju u bržem vremenu. Dobar sustav ima i druge prednosti:
- Može pohraniti različite vrste dokumenata, kao što su datoteke za obradu teksta, e-poštu i PDF-ove.
- On ograničava pristup povjerljivim dokumentima.
- Ona prati tko čita koji dokument.
- Ako bilo tko napravi promjene, možete ih pratiti. Ako je potrebno, možete ih poništiti.
- Kontroliranje prilikom brisanja starijih dokumenata.
- Pristup i uređivanje dokumenata s mobilnim telefonima i drugim mobilnim uređajima jednostavno je.
Neki dokumenti, međutim, moraju ostati u tiskanom obliku, čak i ako ih skenirate i digitalizirate. Propisi često zahtijevaju čuvanje kopija poslovnih dozvola i dozvola na papiru, a ne samo u cyber-prostoru. Ostali dokumenti koji bi mogli biti vrijedni čuvanja u tiskanom obliku uključuju godišnja izvješća, "poslovanje kao" certifikate, dokumente osiguranja i mjenice. Ovisno o vašem poslu, možda postoje posebni propisi o pohranjivanju dokumenata s kojima se morate suočiti.
Fizičkim dokumentima prijeti opasnost od uništenja od požara, potresa, uragana ili jednostavno cijevi koja pukne i poplavi ured. Vaša tvrtka treba poduzeti korake da spriječi sljedeće:
- Podnesite dokumente u čiste, sigurne, ekološke i vatrootporne spremnike.
- Izradite sigurnosne kopije, digitalne, mikrofiš ili fotokopije.
- Nađite mjesto za pohranu kopija izvan mjesta, tako da ako dođe do požara ili druge katastrofe, neće imati istu sudbinu kao izvornici.
- Vaša rezervna lokacija za pohranu trebala bi biti ona kojoj možete pristupiti nakon katastrofe. Jedna od prednosti pohrane u oblaku je da možete pristupiti informacijama bilo gdje gdje internet još uvijek radi.
Indeksiranje zapisa
Da biste što više iskoristili sustav arhiviranja, on se mora učinkovito indeksirati. Standardne kategorije mogu uključivati poreze, ugovore, dopisivanje kupaca, tužbe, obveze prema dobavljačima i potraživanja, na primjer. Vaši papir i digitalne datoteke trebaju slijediti istu shemu indeksiranja. To će olakšati osposobljavanje zaposlenika da znaju gdje mogu naći papirologiju.
Pravila za odlaganje dokumenata
Kada planirate svoj sustav za upravljanje datotekama, morate se zadovoljiti dobrim rasporedom čuvanja dokumenata ili smjernicama koliko dugo treba zadržati datoteke. Čak i uz digitalni sustav arhiviranja, ovo je važno: ako vaše poslovanje nastavlja rasti i raste, naposljetku potraga za "ugovorom o sirovinama" ili slično može dovesti do desetaka zastarjelih dokumenata.
Raspored zadržavanja dokumenta mora uzeti u obzir i pravne i poslovne zahtjeve. Ako imate dokumente koji se odnose na vašu poreznu izjavu, kao što su računi za kreditne kartice koji pokazuju poslovne kupnje, IRS kaže da ih trebate čuvati najmanje tri godine nakon podnošenja prijave. To je koliko dugo IRS obično može gledati natrag i reviziju vas. Držite porezne evidencije o zaposlenju četiri godine i zadržite se na povraćajima koji potražuju trošak lošeg duga sedam godina.
Na različite zapise primjenjuju se različita pravila. Možda imate datoteke koje se odnose na poštivanje propisa o zaštiti okoliša, podneske Komisije za vrijednosne papire, savezne i državne propise o zaštiti na radu i tužbe za diskriminaciju. Svaki regulator ima svoje zahtjeve. Također je potrebno pravilo za obične poslovne zapise. Na primjer, ne želite izbrisati ugovor prije nego što završite posao za koji ste se prijavili. Zapisi koji se odnose na tekuće parnice ne bi trebali biti uništeni, čak i ako bi to bilo u korist vaše tvrtke.
Vaša je odgovornost, ili onoga tko upravlja vašim programom, znati koje zapise treba čuvati i koliko dugo. Tko rukuje dokumentima, mora znati politiku tvrtke i obučiti sve svoje podređene. Redovni zaposlenici također trebaju znati nešto o tome. Ako, recimo, zaposlenik pošalje ili primi e-poštu koju treba arhivirati, potrebno im je dovoljno obuke da bi prepoznali potrebu.
Za fizičke dokumente, usitnjavanje osigurava vrhunsku razinu sigurnog odlaganja. Za digitalne datoteke potrebne su vam procedure koje ih brišu nakon obnavljanja. Držite izvješće kojim ćete pratiti koje ste zapise odložili i kada ste ih uništili.
Sigurnost i privatnost
Masivni hakovi i kršenja podataka rutinska su činjenica života u 21. stoljeću. To ne znači da su trivijalni: kršenje podataka može povrijediti vaš ugled, koštati vas novca ili pokrenuti val tužbi ili novčanih kazni. Čak i curenje informacija unutar tvrtke može uzrokovati probleme. Nekoliko saveznih zakona zahtijeva od vas da, primjerice, čuvate medicinske podatke zaposlenika. Ako drugi zaposlenici mogu pristupiti povjerljivim zapisima, mogli biste biti u svijetu pravnog bola.
Kao dio postavljanja sustava za upravljanje datotekama, morate implementirati pravila o sigurnosti i privatnosti. Sposobnost zaposlenika da vidi dokumente trebala bi se temeljiti na potrebi. Pristup bi se trebao temeljiti na sustavu autorizacije, a ne samo na povjerenju zaposlenicima da ne gledaju klasificirane dokumente.
Uobičajeno je da dokumente dijelite online kada više zaposlenika radi na istom projektu. To otvara drugi prozor ranjivosti za povlačenje povjerljivih informacija. Šifriranje datoteka ili korištenje sustava za dijeljenje datoteka kao što je Dropbox može spriječiti curenje.
Ovo je još jedan razlog za uništavanje ili brisanje starih, nepotrebnih datoteka. Čak i ako nemaju koristi od vašeg poslovanja, možda imaju povjerljive informacije o bivšim zaposlenicima ili klijentima koji to ne bi cijenili.
Bez obzira na pravila koja ste dobili, neophodno je obučiti sve zaposlenike ne samo u tome kako podnijeti i dohvatiti podatke, već i pravila o povjerljivosti i raspored čuvanja zapisa.
