Postoje određene stvari koje možete komunicirati s drugim osobama na svom poslovnom mjestu pomoću distribucije dopisa. Memorandum općenito komunicira nešto važno kolegama i obično se distribuira barem jednoj osobi unutar tvrtke. Memorandum se također može koristiti da svatko sazna za nešto hitno, kao što su izgubljene datoteke. Izgubljeni zapisi mogu utjecati na poslovanje tvrtke, a radnici bi trebali biti upozoreni o problemu i kako mogu pomoći što je prije moguće.
Dovršite zaglavlje podsjetnika o izgubljenim datotekama. To uključuje redak za datum, subjekt, od koga je dopis i od koga je. Ove linije su označene s "Datum", "Predmet", "Za" i "Od". Subjekt treba barem reći "Izgubljene datoteke", ali može opisati i koje datoteke su izgubljene.
Ukratko objasnite problem u prvom stavku izravno u zaglavlju. To svakako treba uključivati koje su datoteke izgubljene, kao što su datoteke za određeni klijent ili projekt. Može uključiti i način na koji vjerujete da su datoteke izgubljene, gdje bi mogle biti i koliko je hitno pronaći ih.
Opišite više o problemu u sljedećem odjeljku. Saznajte više o izgubljenim datotekama u ovom trenutku. Možete navesti pojedinosti o klijentu ili projektu za datoteke ili više informacija o tome kako zaposleni mogu tražiti datoteke. U ovom trenutku, navedite određeni datum kada datoteke moraju biti pronađene.
Obavijestite primatelje tog dopisa točno ono što želite u zadnjem dijelu. To bi trebale biti određene akcijske stavke, kao što je pretraživanje u bazi podataka X ili prolazak kroz sve vaše osobne datoteke u slučaju da ste spremili izgubljene datoteke na računalu tvrtke ili flash pogonu. Ponovite datum do kojeg datoteke moraju biti pronađene.
Pročitajte bilješku. Provjerite niste li uključili osjetljive informacije o datotekama o kojima ne bi trebalo postojati pisani zapis. Također, provjerite jeste li jasno izrazili važnost pronalaženja izgubljenih datoteka.
